SAP-Bestandsführung (MM-IM)-Auswertungsfunktionen für Chatbot-Anwendungen

1. Zweck und Einsatzgebiet

Der MCP-Konnektor/die Persona für die Bestandsführung stellt ausgewählte Informationen aus der SAP-Bestandsführung (SAP MM-IM) bereit – als standardisierte Schnittstelle, über die KI-Assistenten wie Claude und der Milliarum Chatbot direkt und mit den bestehenden SAP-Berechtigungen auf die Daten zugreifen. Die Funktionen eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Lagerleitung, Disposition, Instandhaltung, Controlling und Wirtschaftsprüfung bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.

Im Mittelpunkt steht nicht die technische Abfrage einzelner Felder oder interner Schlüssel, sondern die Beantwortung von Managementfragen wie:

• Wo sind bei der Inventur die größten Differenzen entstanden?
• Wie weit ist die laufende Inventur, und was ist noch ungezählt?
• Welche Differenzen sind gezählt, aber noch nicht gebucht?
• Welche Reservierungen werden in den nächsten Tagen fällig und sind noch nicht entnommen?
• Welche Kostenstellen, Aufträge oder Projekte binden reserviertes Material?
• Welche Differenzgründe treten gehäuft auf?

Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:

1. Inventur und Cycle Counting: Inventurbelege mit Buchmenge, Zählmenge, Differenz und Differenzgrund bilden die Grundlage jeder Inventurauswertung.
2. Reservierungen: Materialreservierungen verbinden Bedarf, Bedarfstermin, Entnahmestand und Kontierung.
3. Warenbewegungen und Bestandsarten: Bewegungsarten, Ursachencodes und Bestandsarten erklären, welche Buchung hinter einer Bestandsveränderung steht.
4. Organisation und Customizing: Werke, Bewertungskreise sowie Status- und Artenschlüssel geben den Ergebnissen ihren Rahmen und ihre Bedeutung.

Ein Chatbot kann mehrere Funktionen kombinieren. Beispielsweise lassen sich zunächst die Inventurbelege eines Werks ermitteln, danach die Positionen mit den höchsten Differenzwerten laden und anschließend Differenzgründe und Bestandsarten in Klartext übersetzen. Dadurch sind sowohl Übersichten zum Inventurfortschritt als auch gezielte Ursachenanalysen möglich.

Besonders sinnvoll sind vergleichende und priorisierende Fragestellungen. Der Chatbot sollte Ergebnisse nicht nur auflisten, sondern hohe Differenzwerte, ungebuchte Differenzen, häufige Nachzählungen, überfällige Reservierungen und möglichen Handlungsbedarf hervorheben. Bei Wertvergleichen muss die Buchungskreiswährung übereinstimmen. Bei Mengenvergleichen ist die Basismengeneinheit anzugeben. Interne Schlüssel dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen ausgegeben werden.

Die Schnittstelle unterstützt Analyse und Entscheidungsvorbereitung. Sie ersetzt keine Buchungs-, Freigabe- oder Inventurentscheidung. Ergebnisse hängen von Datenstand, Pflegequalität und Berechtigungen ab und sollten bei kritischen Sachverhalten im SAP-Quellsystem verifiziert werden. Eine tagesaktuelle Bestandsübersicht je Material ist nicht Bestandteil dieser Funktionen.

2. Auflistung der Funktionen

2.1 Inventur und Cycle Counting

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Inventurbelegkopf	Liefert Inventurbelege mit Werk, Lagerort, Inventurart, geplantem Zähldatum und Status. Geeignet für Fortschrittsübersichten und die Zuordnung von Zählaufträgen.
Inventurbelegposition	Liefert je Material Buchmenge, Zählmenge, Differenzwert, Differenzgrund, Zähldatum und Zähler sowie Kennzeichen für Nachzählung, Nullzählung und gebuchte Differenz. Geeignet für Differenz-, Qualitäts- und Fortschrittsanalysen auf Positionsebene.
Einstellungen für Cycle Counting	Liefert die Zählhäufigkeit je Cycle-Count-Kategorie. Geeignet zur Prüfung, ob Materialien in der vorgesehenen Frequenz gezählt werden.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche zehn Inventurpositionen haben den höchsten absoluten Differenzwert?
• Welche Positionen sind gezählt, deren Differenz aber noch nicht gebucht ist?
• Bei welchen Materialien wurde nachgezählt, und wie hat sich die Differenz verändert?
• Welche Differenzgründe kommen je Werk oder Lagerort am häufigsten vor?
• Wie hoch ist der Zählfortschritt je Lagerort in Prozent?

Der Inventurbelegkopf zeigt, welche Zählungen geplant und in welchem Status sie sind. Die Positionen liefern die eigentlichen Abweichungen. Hohe Differenzwerte sind zunächst Auffälligkeiten und müssen mit Materialwert, Umschlagshäufigkeit und Differenzgrund bewertet werden. Bei der Auswertung sollte zwischen gezählten, nachgezählten und gebuchten Positionen unterschieden werden, damit vorläufige Zählergebnisse nicht als endgültige Differenz gelesen werden.

2.2 Reservierungen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Datenextraktion für Reservierungsbeleg	Liefert Reservierungspositionen mit Material, Werk, Lagerort, Bedarfstermin, Bedarfsmenge, entnommener Menge und entnommenem Wert sowie Kontierung auf Kostenstelle, Auftrag, Netzplan, Kundenauftrag oder Anlage. Geeignet für Fälligkeits-, Entnahme- und Verursacheranalysen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Reservierungen mit Bedarfstermin in den nächsten 14 Tagen sind noch nicht vollständig entnommen?
• Welche Reservierungen sind überfällig und blockieren Bestand?
• Wie viel Materialwert ist je Kostenstelle, Instandhaltungsauftrag oder Projekt reserviert?
• Bei welchen Reservierungen weicht die entnommene Menge deutlich von der Bedarfsmenge ab?
• In welchen Werken und Lagerorten häufen sich offene Reservierungen?

Eine sinnvolle Priorisierung kombiniert den Abstand zum Bedarfstermin, die noch offene Menge und die Kontierung. Eine kleine offene Menge mit unmittelbar bevorstehendem Bedarf für einen Instandhaltungsauftrag kann kritischer sein als eine große Reservierung mit langem Vorlauf. Der Chatbot sollte deshalb Stichtag, Priorisierungslogik und verwendete Mengeneinheiten nennen.

2.3 Warenbewegungen und Bestandsarten

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Warenbewegungsart	Liefert Bewegungsarten und deren Steuerung. Erklärt, ob hinter einer Buchung ein Wareneingang, eine Umlagerung, eine Entnahme oder eine Verschrottung steht.
Warenbewegungscode	Liefert die Codes, mit denen Warenbewegungen fachlich klassifiziert werden.
Warenbewegung - Ursachencode	Liefert Ursachen für Warenbewegungen, etwa für Verschrottung oder Rücklieferung. Geeignet zur Ursachenanalyse von Bestandsabgängen.
Referenzbelegart zur Warenbewegung	Liefert die Belegarten, auf die sich Warenbewegungen beziehen.
Inventurbestandsart	Unterscheidet frei verwendbaren Bestand, Qualitätsprüfbestand und gesperrten Bestand.
Inventur-Sonderbestandsart	Unterscheidet Sonderbestände wie Konsignations-, Kundenauftrags- oder Projektbestand.
Steuerung Buchung für externes Warehouse-Management-System	Zeigt, welche Buchungen an ein angebundenes Lagerverwaltungssystem übergeben werden.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Bewegungsart steht hinter einer bestimmten Buchung?
• Welche Ursachencodes für Verschrottung sind gepflegt?
• In welcher Bestandsart wurde eine Inventurdifferenz festgestellt?
• Welche Sonderbestände sind von der Inventur betroffen?

Diese Funktionen liefern selten allein eine Antwort, sondern machen die Ergebnisse aus Inventur und Reservierung verständlich. Aus einem Bestandsartschlüssel wird so „Qualitätsprüfbestand“, aus Bewegungsart 551 wird „Verschrottung“.

2.4 Organisation und Customizingdaten

Werke und Bewertungskreise

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Werk	Liefert Werke mit Bezeichnung und Zuordnung. Grundlage jeder werksbezogenen Auswertung.
Werkstyp - Text	Ergänzt Werke um sprachabhängige Bezeichnungen ihres Typs.
Bewertungskreis	Liefert die Ebene, auf der Bestände bewertet werden. Unterstützt die korrekte Interpretation von Differenzwerten.

Status- und Artenschlüssel der Inventur und Reservierung

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Zählstatus der Inventur / – Text	Unterscheidet ungezählte, teilweise und vollständig gezählte Belege.
Inventurbuchungsstatus / – Text	Zeigt, ob Differenzen gebucht sind.
Löschstatus der Inventur / – Text	Kennzeichnet gelöschte Belege und Positionen.
Inventurart / Art der Inventur – Text	Unterscheidet Stichtagsinventur, permanente Inventur und Cycle Counting.
Art des Inventurgrunds / – Text	Erklärt die hinterlegten Differenzgründe.
Inventurgruppenart, Bestandstransaktionsart, Kennzeichen für Bestand Inventur	Ergänzende Steuerungsmerkmale der Inventur mit zugehörigen Texten.
Erledigungsstatus der Reservierung / – Text	Zeigt, ob eine Reservierung offen, teilweise oder vollständig entnommen ist.
Kontierungstyp / – Text	Erklärt, wofür reserviert wurde: Kostenstelle, Auftrag, Projekt oder Anlage.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Werke und Bewertungskreise sind im System vorhanden?
• Welche Inventurarten und Differenzgründe stehen zur Verfügung?
• Wie lassen sich Status- und Artenschlüssel in einer Managementausgabe verständlich darstellen?

Die Textfunktionen sorgen dafür, dass Schlüssel und verständliche Bezeichnung gemeinsam ausgegeben werden können. Diese Einstellungen müssen im Zusammenhang mit dem konkreten Beleg interpretiert werden und sind nicht automatisch als allgemeine Geschäftsregel zu verstehen.

2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen

Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:

• Inventur-Cockpit: Inventurbelegkopf und Positionen verbinden; Zählfortschritt je Werk und Lagerort sowie offene Differenzen nach Wert zusammenfassen.
• Differenzursachenanalyse: Differenzwerte mit Differenzgründen, Nachzählungen und Bestandsarten verbinden, um systematische Abweichungen zu erkennen.
• Reservierungsvorschau: fällige Reservierungen der kommenden Wochen nach Lagerort, Kostenstelle und Auftrag als Arbeitsliste für das Lager aufbereiten.
• Überfällige Reservierungen: Reservierungen mit verstrichenem Bedarfstermin und offener Menge ermitteln, die Bestand binden, ohne entnommen zu werden.
• Datenqualitätsmonitoring: fehlende Differenzgründe, ungebuchte Altdifferenzen und nie entnommene Reservierungen systematisch ausweisen.

In Kombination mit dem MCP-Konnektor/der Persona für den Produktstamm lassen sich Materialbezeichnungen, Warengruppen und Dispositionsdaten ergänzen.

Die Filter folgen weitgehend einer SAP-typischen Selektionslogik. LOW enthält einen Einzelwert oder die Untergrenze, HIGH die Obergrenze eines Intervalls, OPTION den Vergleichsoperator und SIGN den Ein- oder Ausschluss. Der Chatbot übersetzt natürliche Formulierungen wie „Bedarfstermin in den nächsten zwei Wochen“ oder „alle außer Lagerort 0001“ in die passende Selektion.

3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts

1. Inventurdifferenzen priorisieren

Zeige alle Inventurbelegpositionen im Werk 1000 aus dem Geschäftsjahr 2026 mit einem absoluten Differenzwert über 500 EUR. Gib Material, Lagerort, Buchmenge, Zählmenge, Differenzwert, Differenzgrund, Zähler sowie die Information aus, ob nachgezählt und ob die Differenz gebucht wurde. Sortiere absteigend nach Differenzwert und nenne Datenstand und verwendete Filter.

Dieser Prompt liefert eine priorisierte Prüfliste für Lagerleitung und Controlling und schafft die Grundlage für die Klärung der größten Abweichungen.

2. Inventurfortschritt zum Stichtag

Ermittle für die laufende Inventur im Werk 1000 je Lagerort die Anzahl ungezählter, gezählter und gebuchter Positionen. Berechne den Zählfortschritt in Prozent und hebe Lagerorte unter 80 % hervor. Nenne zusätzlich die Summe der gezählten, aber noch nicht gebuchten Differenzwerte.

Dieser Prompt ersetzt den Rundruf an die Lagerorte und zeigt tagesaktuell, wo die Inventur hinter dem Plan liegt.

3. Fällige Reservierungen vorbereiten

Liste alle Reservierungen mit Bedarfstermin in den nächsten 14 Tagen, die noch nicht vollständig entnommen sind. Zeige Material, Werk, Lagerort, Bedarfstermin, Bedarfsmenge, entnommene Menge sowie Kostenstelle, Auftrag oder Netzplan. Gruppiere nach Bedarfstermin und Lagerort.

Dieser Prompt erstellt eine Kommissionier- und Arbeitsliste für das Lager und dient als Frühwarnung, bevor ein Auftrag auf fehlendes Material wartet.

4. Überfällige Reservierungen bereinigen

Ermittle alle Reservierungen, deren Bedarfstermin mehr als 30 Tage zurückliegt und die weder endausgefasst noch zum Löschen markiert sind. Zeige Material, Bedarfsmenge, offene Menge, Bedarfstermin und Kontierung. Fasse die offenen Mengen und Werte je Kostenstelle oder Auftrag zusammen.

Dieser Prompt macht Reservierungen sichtbar, die Bestand binden, ohne je entnommen zu werden, und unterstützt eine gezielte Bereinigung.

5. Differenzursachen erkennen

Werte alle gebuchten Inventurdifferenzen des Geschäftsjahres 2026 nach Differenzgrund, Bestandsart und Lagerort aus. Zeige je Kombination Anzahl Positionen, Summe der Differenzwerte und Anteil nachgezählter Positionen. Übersetze alle Schlüssel in Klartext und hebe die drei größten Ursachenblöcke hervor.

Dieser Prompt zeigt, wo Differenzen systematisch entstehen, und unterstützt Maßnahmen in Lagerorganisation, Zählprozess und Stammdatenpflege.