Konditionskontraktmanagement (CCM)-Funktionen für Chatbot-Anwendungen
1. Zweck und Einsatzgebiet
Abschnitt betitelt „1. Zweck und Einsatzgebiet“Die verfügbaren Funktionen stellen Referenz-, Customizing- und Steuerungsinformationen aus dem SAP-Konditionskontraktmanagement bereit. Sie eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Fachbereiche, Key User, Controlling, Einkauf, Vertrieb und interne Revision bei betriebswirtschaftlichen Fragen zur Ausgestaltung und Abrechnung von Konditionskontrakten unterstützt.
Im Mittelpunkt stehen Fragen wie:
- Welche Konditionskontraktarten sind eingerichtet und wie unterscheiden sie sich?
- Welche Partner-, Klassifikations-, Prozess- und Abrechnungslogiken sind vorgesehen?
- Wie werden Kunden- und Lieferantenszenarien voneinander abgegrenzt?
- Welche Quellbelege und Umsatzselektionsregeln bestimmen die relevante Geschäftsgrundlage?
- Welche Status-, Datums- und Genehmigungslogiken sind für eine ordnungsgemäße Abrechnung zu beachten?
Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:
- Kontraktstruktur und Klassifikation: Konditionskontraktarten, Partnerarten und Klassifikationen beschreiben das fachliche Grundmodell.
- Prozess- und Governance-Steuerung: Prozesstypen, Prozessvarianten, Aktivierungsstatus, Verwendungszwecke und Ermittlungsrelevanz unterstützen die regelkonforme Bearbeitung.
- Abrechnungssteuerung: Allgemeine, kunden- und lieferantenspezifische Abrechnungsarten sowie Datumsregeln bestimmen, wie ein Kontrakt abgerechnet wird.
- Umsatzselektion: Vorzeichen, Selektionsgruppen, Feldkombinationen und Quellbelegtypen erklären, welche Geschäftsvorfälle in die Abrechnungsbasis einbezogen werden.
Viele Merkmale liegen jeweils als Codefunktion und als sprachabhängige Textfunktion vor. Für verständliche Antworten sollte der Chatbot beide kombinieren: Codes sichern die eindeutige Zuordnung, Texte liefern die fachliche Bezeichnung in der gewünschten Sprache. Besonders wertvoll sind funktionsübergreifende Antworten, die beispielsweise eine Konditionskontraktart mit Partnerart, Klassifikation, Abrechnungsart und Umsatzselektion verbinden.
Der aktuelle Funktionsumfang enthält überwiegend Konfigurations- und Wertehilfedaten. Er ermöglicht deshalb Transparenz, Erläuterung und Plausibilitätsprüfungen des fachlichen Setups. Er enthält jedoch keine vollständigen Einzelkontrakte, Abrechnungsbelege, Umsatzbeträge, Rückstellungen oder Terminverläufe. Fragen nach konkreten Vertragswerten, auslaufenden Verträgen, offenen Zahlungen oder tatsächlichen Abweichungen können damit allein nicht belastbar beantwortet werden.
2. Auflistung der Funktionen
Abschnitt betitelt „2. Auflistung der Funktionen“2.1 Kontraktstruktur, Klassifikation und Partner
Abschnitt betitelt „2.1 Kontraktstruktur, Klassifikation und Partner“| Funktion | Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen |
|---|---|
| `Konditionskontraktart` | Zentrale Funktion für das fachliche Regelwerk je Kontraktart. Sie verbindet unter anderem Feldkombinationsreihe, Rückstellungsauflösungsart, Klassifikation, Anspruchsberechtigtenart, Positionstyp, Partnerart, Teilabrechnung, Abrechnungsart und Sperrlogik. Geeignet für Vergleiche von Vertragsmodellen und die Beurteilung, welches Setup für einen Geschäftsfall vorgesehen ist. |
| `Konditionskontraktart – Text` | Ergänzt die Kontraktarten um sprachabhängige Beschreibungen und macht Codevergleiche für Fachanwender verständlich. |
| `Konditionskontrakt-Klassifikationsart` | Ordnet Klassifikationsarten den Prozesstypen zu. Unterstützt Fragen zur fachlichen Segmentierung und zur vorgesehenen Prozesslogik. |
| `KK-Klassifikationsart – Text` | Liefert verständliche Bezeichnungen der Klassifikationen, beispielsweise für Übersichten und Entscheidungsvorlagen. |
| `Partnertyp für Konditionskontrakt` | Liefert die zulässigen Partnerarten. Geeignet zur Unterscheidung von Kunden-, Lieferanten oder weiteren Partnerszenarien. |
| `Konditionskontrakt-Partnertyp – Text` | Übersetzt Partnercodes in sprachabhängige Fachbezeichnungen. |
Typische betriebswirtschaftliche Fragen:
- Welche Kontraktarten sind für Kunden- beziehungsweise Lieferantenszenarien vorgesehen?
- Worin unterscheiden sich zwei Kontraktarten hinsichtlich Klassifikation, Abrechnung und Rückstellungsauflösung?
- Welche Partnerart und Abrechnungslogik gehört zu einer bestimmten Kontraktart?
2.2 Prozess-, Status- und Governance-Steuerung
Abschnitt betitelt „2.2 Prozess-, Status- und Governance-Steuerung“| Funktion | Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen |
|---|---|
| `Konditionskontrakt-Prozesstyp` | Liefert die definierten Prozesstypen und unterstützt die Einordnung von Konditionskontrakten nach ihrem fachlichen Ablauf. |
| `Konditionskontrakt-Prozesstyp – Text` | Ergänzt Prozesstypen um sprachabhängige Beschreibungen. |
| `Konditionskontrakt-Prozessvariante` | Zeigt je Prozessvariante unter anderem Genehmigungsprozess, Statusgruppe des Abrechnungsmanagements und Standardanwendungsstatus für Abrechnungsbelege. Geeignet für Governance-, Freigabe- und Kontrollfragen. |
| `Konditionskontrakt-Prozessvariante – Text` | Liefert verständliche Bezeichnungen der Prozessvarianten. |
| `Konditionskontrakt-Aktivierungsstatus` | Stellt die möglichen Aktivierungsstatus als eindeutige Codes bereit. Unterstützt die fachliche Interpretation von Aktivierungsschritten. |
| `Konditionskontrakt-Aktivierungsstatus – Text` | Ergänzt die Statuscodes um sprechende, sprachabhängige Namen. |
| `Konditionskontrakt-Verwendungszwecktyp` | Liefert die möglichen Verwendungszwecke eines Konditionskontrakts und unterstützt die Einordnung des geschäftlichen Einsatzes. |
| `Konditionskontrakt-Verwendungszwecktyp – Text` | Ergänzt die Verwendungszwecke um verständliche Beschreibungen. |
| `Preisfindungs-Ermittlungsrelevanztyp` | Liefert die Ausprägungen dafür, ob beziehungsweise wie ein Sachverhalt für die Kontraktermittlung relevant ist. Wichtig für die Nachvollziehbarkeit der automatischen Ermittlung. |
| `Text zum Preisfindungs-Ermittlungsrelevanztyp` | Übersetzt die Ermittlungsrelevanz in sprachabhängige Fachtexte. |
Typische betriebswirtschaftliche Fragen:
- Welche Prozessvarianten verlangen einen Genehmigungsprozess?
- Welche Statusgruppe und welcher Standardstatus werden bei einer Prozessvariante verwendet?
- Wie sind Aktivierungsstatus und Ermittlungsrelevanz fachlich zu verstehen?
- Welche Prozess- und Klassifikationskombinationen sind im System vorgesehen?
2.3 Abrechnungsarten und Datumssteuerung
Abschnitt betitelt „2.3 Abrechnungsarten und Datumssteuerung“| Funktion | Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen |
|---|---|
| `Abrechnungsart für Konditionskontrakt` | Liefert die allgemeinen Abrechnungsarten. Geeignet zur Klärung, welche Abrechnungslogik einer Kontraktart zugrunde liegt. |
| `Konditionskontrakt-Abrechnungsart – Text` | Ergänzt Abrechnungsarten um verständliche Bezeichnungen. |
| `KondKontrakt, Kundenabrechnungskat.` | Liefert die kundenbezogenen Abrechnungskategorien. Unterstützt die Abgrenzung von Bonus-, Vergütungs- oder sonstigen Kundenszenarien gemäß Systemkonfiguration. |
| `KK-Kundenabrechnungstyp – Text` | Liefert die sprachabhängigen Beschreibungen der Kundenabrechnungstypen. |
| `Konditionskontrakt-Lieferantenabrechnungstyp` | Liefert die lieferantenbezogenen Abrechnungstypen und unterstützt die Einordnung einkaufsseitiger Szenarien. |
| `KK-Lieferantenabrechnungstyp – Text` | Ergänzt Lieferantenabrechnungstypen um sprachabhängige Beschreibungen. |
| `Abrechnungsdatumstyp` | Liefert die möglichen Arten von Abrechnungsdaten. Geeignet zur Klärung, welches Datum für einen Prozessschritt fachlich maßgeblich ist. |
| `Text zum Abrechnungsdatumstyp` | Ergänzt Abrechnungsdatumstypen um verständliche Bezeichnungen. |
| `Abrechnungsdatumsverwendung` | Liefert die vorgesehenen Verwendungsarten eines Abrechnungsdatums. Unterstützt die nachvollziehbare Termin- und Periodenlogik. |
| `Abrechnungsdatumsverwendung – Text` | Liefert die sprachabhängigen Beschreibungen der Datumsverwendung. |
Typische betriebswirtschaftliche Fragen:
- Welche Abrechnungstypen stehen für Kunden und welche für Lieferanten zur Verfügung?
- Welche Abrechnungsart ist mit einer bestimmten Konditionskontraktart verbunden?
- Welche Bedeutung haben Abrechnungsdatumstyp und Datumsverwendung für Periodenabgrenzung und Abrechnung?
- Wo unterscheiden sich Kunden- und Lieferantenprozesse im fachlichen Setup?
2.4 Umsatzselektion und Geschäftsgrundlage
Abschnitt betitelt „2.4 Umsatzselektion und Geschäftsgrundlage“| Funktion | Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen |
|---|---|
| `Konditionskontrakt-Umsatzvorzeichen` | Liefert die Ein-/Ausschlusslogik für selektierte Umsätze. Wichtig für die Frage, ob Geschäftsvorfälle die Abrechnungsbasis erhöhen, vermindern oder ausgeschlossen werden. |
| `Konditionskontrakt-Umsatzvorzeichen – Text` | Ergänzt die Vorzeichenlogik um verständliche Beschreibungen. |
| `Umsatzselektionsgruppe` | Liefert die definierten Selektionsgruppen für relevante Geschäftsvorfälle. Geeignet zur strukturierten Erklärung der Umsatzermittlung. |
| `Umsatzselektionsgruppe – Text` | Ergänzt Selektionsgruppen um sprachabhängige Fachtexte. |
| `Umsatzfeldkombinations-Art` | Liefert die verwendbaren Feldkombinationsarten, über die Umsätze fachlich abgegrenzt werden. |
| `Umsatzfeldkombinations-Art – Text` | Ergänzt Feldkombinationsarten um verständliche Beschreibungen. |
| `Konditionskontrakt-Quellbelegtyp` | Liefert die zulässigen externen Referenz- beziehungsweise Quellbelegtypen. Unterstützt die Nachvollziehbarkeit, welche Geschäftsdokumente als Grundlage dienen. |
| `Konditionskontrakt-Quellbelegtyp – Text` | Ergänzt Quellbelegtypen um sprachabhängige Bezeichnungen. |
Typische betriebswirtschaftliche Fragen:
- Welche Quellbelegtypen können in die Umsatzbasis eines Konditionskontrakts eingehen?
- Wie wirken Selektionsgruppe, Feldkombination und Umsatzvorzeichen zusammen?
- Welche Kriterien führen zum Ein- oder Ausschluss eines Geschäftsvorfalls?
- Welche Konfiguration sollte bei einer unerwarteten Abrechnungsbasis fachlich geprüft werden?
2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen
Abschnitt betitelt „2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen“Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:
- Kontraktarten-Matrix: Kontraktart mit Klassifikation, Partnerart, Abrechnungsart, Rückstellungsauflösung und Umsatzfeldkombination zusammenführen.
- Governance-Übersicht: Prozesstypen und -varianten mit Genehmigungsprozess, Statusgruppe und Standardstatus vergleichen.
- Abrechnungsszenarien: Allgemeine, kunden- und lieferantenspezifische Abrechnungstypen gemeinsam mit Datumsart und Datumsverwendung erläutern.
- Umsatzermittlungs-Check: Quellbelegtyp, Selektionsgruppe, Feldkombination, Vorzeichen und Ermittlungsrelevanz zu einer nachvollziehbaren Regelkette verbinden.
- Customizing-Plausibilisierung: Codes und Texte abgleichen, fehlende Beschreibungen kennzeichnen und fachlich auffällige Kombinationen für eine manuelle Prüfung hervorheben.
3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts
Abschnitt betitelt „3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts“1. Übersicht und Vergleich der Konditionskontraktarten
Abschnitt betitelt „1. Übersicht und Vergleich der Konditionskontraktarten“Erstelle eine deutschsprachige Übersicht aller Konditionskontraktarten. Zeige je Kontraktart die Beschreibung, Klassifikation, Partnerart, Abrechnungsart, Rückstellungsauflösungsart, Teilabrechnungsart und zugeordnete Umsatzfeldkombinationsreihe. Hebe die wichtigsten Unterschiede hervor und erläutere, für welche fachlichen Szenarien die Varianten geeignet erscheinen.
Dieser Prompt schafft Transparenz über das zentrale Vertragsmodell. Aussagen zur Eignung sollten als fachliche Einordnung und nicht als automatische Freigabe formuliert werden.
2. Prozessvarianten und Genehmigungslogik
Abschnitt betitelt „2. Prozessvarianten und Genehmigungslogik“Vergleiche alle Konditionskontrakt-Prozessvarianten. Ergänze die deutschen Bezeichnungen und zeige Genehmigungsprozess, Statusgruppe des Abrechnungsmanagements und Standardanwendungsstatus. Kennzeichne Varianten mit abweichender Freigabe- oder Statuslogik und formuliere die wichtigsten Kontrollfragen für den Fachbereich.
Der Prompt unterstützt Governance, Prozessharmonisierung und die Vorbereitung interner Kontrollen.
3. Kunden- und Lieferantenabrechnung
Abschnitt betitelt „3. Kunden- und Lieferantenabrechnung“Stelle die verfügbaren Kunden- und Lieferantenabrechnungstypen einschließlich deutscher Bezeichnungen gegenüber. Ordne, soweit aus den Funktionen ableitbar, die allgemeinen Konditionskontrakt-Abrechnungsarten sowie Abrechnungsdatumstypen und Datumsverwendungen zu. Erkläre die wesentlichen fachlichen Unterschiede und nenne Punkte, die vor der Einrichtung eines neuen Abrechnungsszenarios geprüft werden sollten.
Der Prompt liefert eine kompakte Entscheidungshilfe für vertriebs- und einkaufsseitige Abrechnungsmodelle.
4. Nachvollziehbarkeit der Umsatzermittlung
Abschnitt betitelt „4. Nachvollziehbarkeit der Umsatzermittlung“Erkläre die konfigurierte Umsatzermittlungslogik anhand von Quellbelegtypen, Umsatzselektionsgruppen, Feldkombinationsarten, Umsatzvorzeichen und Ermittlungsrelevanz. Zeige die deutschen Texte zu allen Codes und beschreibe, an welchen Stellen Umsätze einbezogen, ausgeschlossen oder falsch abgegrenzt werden könnten.
Der Prompt eignet sich für Fachkonzeption, Fehleranalyse und Audit-Vorbereitung. Er bewertet die Regelstruktur, nicht die Höhe tatsächlicher Umsätze.
5. Plausibilitätsprüfung des Customizings
Abschnitt betitelt „5. Plausibilitätsprüfung des Customizings“Prüfe die verfügbaren Konditionskontrakt-Stammdaten auf fachliche Auffälligkeiten. Suche insbesondere nach Codes ohne deutschen Text, Kontraktarten mit unklarer Partner- oder Abrechnungszuordnung, Prozessvarianten ohne erkennbare Genehmigungslogik sowie schwer nachvollziehbaren Kombinationen aus Klassifikation, Abrechnungsart und Umsatzselektion. Priorisiere die Befunde nach möglicher betriebswirtschaftlicher Auswirkung und formuliere konkrete Prüffragen für die verantwortlichen Key User.
Dieser Prompt nutzt die Funktionen für eine risikoorientierte Qualitätsprüfung. Auffälligkeiten sind als Prüfhinweise zu behandeln, da die Funktionen allein keine vollständige Beurteilung der operativen Nutzung ermöglichen.