SAP-Einkaufsbelege (MM-PUR)-Auswertungsfunktionen für Chatbot-Anwendungen
1. Zweck und Einsatzgebiet
Abschnitt betitelt „1. Zweck und Einsatzgebiet“Der MCP-Konnektor/die Persona für Einkaufsbelege stellt ausgewählte Informationen aus dem SAP-Einkauf (SAP MM-PUR) bereit – als standardisierte Schnittstelle, über die KI-Assistenten wie Claude und der Milliarum Chatbot direkt und mit den bestehenden SAP-Berechtigungen auf die Daten zugreifen. Die Funktionen eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Einkauf, Disposition, Kreditorenbuchhaltung, Controlling und Führungskräfte bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.
Im Mittelpunkt steht nicht die technische Abfrage einzelner Felder oder interner Schlüssel, sondern die Beantwortung von Managementfragen wie:
- Welche Bestellanforderungen sind offen und noch keiner Bestellung zugeordnet?
- Welche Bestellungen warten auf Freigabe, und seit wann?
- Welche Bestelleinteilungen sind überfällig, ohne dass der Lieferant bestätigt hat?
- Wie stark sind Einkaufskontrakte bereits abgerufen?
- Wie verteilt sich das Bestellvolumen auf Lieferanten, Einkäufergruppen und Warengruppen?
- Wo weichen Lieferantenrechnungen von der Bestellung ab?
Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:
- Bedarf und Bezugsquelle: Bestellanforderungen, Einkaufsinfosätze, Orderbuch, Ausschreibungen und Lieferantenangebote beschreiben, was benötigt wird und wo es beschafft werden kann.
- Bestellungen: Bestellköpfe, Positionen, Einteilungen, Kontierungen und Lieferantenbestätigungen bilden den verbindlichen Beschaffungsbestand.
- Rahmenvereinbarungen: Einkaufskontrakte und Lieferpläne mit ihren Abrufen beschreiben langfristige Mengen- und Wertzusagen.
- Leistung und Rechnung: Leistungserfassungsblätter und Lieferantenrechnungen schließen den Beschaffungsprozess ab.
Ein Chatbot kann mehrere Funktionen kombinieren. Beispielsweise lassen sich zunächst offene Bestellanforderungen ermitteln, danach prüfen, ob eine Bezugsquelle zugeordnet ist, und anschließend die daraus entstandenen Bestellungen mit ihren Einteilungen und Lieferantenbestätigungen untersuchen. Dadurch sind sowohl Managementübersichten als auch gezielte Ursachenanalysen möglich.
Besonders sinnvoll sind vergleichende und priorisierende Fragestellungen. Der Chatbot sollte Ergebnisse nicht nur auflisten, sondern überfällige Einteilungen, fehlende Bestätigungen, ausstehende Freigaben, Bedarfe ohne Bezugsquelle und Preisabweichungen hervorheben. Bei Wertvergleichen muss die Belegwährung übereinstimmen. Bei Terminvergleichen ist klar anzugeben, welcher Termin (Anforderungsdatum, Lieferdatum, bestätigter Termin) und welcher Stichtag verwendet wurden. Interne Schlüssel dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen ausgegeben werden.
Die Schnittstelle unterstützt Analyse und Entscheidungsvorbereitung. Sie ersetzt keine Bestell-, Freigabe- oder Zahlungsentscheidung. Ergebnisse hängen von Datenstand, Pflegequalität und Berechtigungen ab und sollten bei kritischen Sachverhalten im SAP-Quellsystem verifiziert werden.
2. Auflistung der Funktionen
Abschnitt betitelt „2. Auflistung der Funktionen“2.1 Bedarf und Bezugsquelle
Abschnitt betitelt „2.1 Bedarf und Bezugsquelle“| Funktion | Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen |
|---|---|
Datenextraktion für Bestellanforderungsposition |
Liefert Bestellanforderungen mit Material, Warengruppe, Werk, Menge, Bewertungspreis, Lieferdatum, Anforderer, Disponent, Freigabe- und Bearbeitungsstatus sowie Wunsch- oder festem Lieferanten, Kontrakt- und Infosatzbezug und der Referenz auf eine entstandene Bestellung. Geeignet zur Analyse offener Bedarfe und der Durchlaufzeit vom Bedarf zur Bestellung. |
Datenextraktion für Einkaufsinfosatz |
Liefert die Konditionen zwischen Lieferant und Material. Geeignet zur Prüfung, ob für ein Material eine gültige Bezugsquelle mit Preis existiert. |
Datenextraktion für Orderbuchposition |
Liefert die zugelassenen und bevorzugten Bezugsquellen je Material und Werk. Geeignet zur Überwachung der Lieferantenvorgaben. |
Datenextraktion für Ausschreibung |
Liefert Ausschreibungen an Lieferanten. Geeignet zur Nachverfolgung laufender Preisanfragen. |
Datenextraktion für Lieferantenangebot |
Liefert die eingegangenen Angebote zu Ausschreibungen. Geeignet für Angebotsvergleiche. |
Typische betriebswirtschaftliche Fragen:
- Welche Bestellanforderungen sind älter als 14 Tage und noch nicht in eine Bestellung umgesetzt?
- Für welche Anforderungen ist keine Bezugsquelle zugeordnet?
- Welche Anforderungen warten auf Freigabe, und bei welcher Freigabestrategie?
- Für welche Materialien fehlt ein gültiger Infosatz oder Orderbucheintrag?
- Welche Ausschreibungen haben noch keine oder nur ein Angebot erhalten?
Die Bestellanforderung ist der geeignete Einstieg für Analysen der Beschaffungsdurchlaufzeit. Das Kennzeichen „Bezugsquelle zugeordnet“ und der Bezug auf Kontrakt oder Infosatz zeigen, ob eine Anforderung automatisch weiterverarbeitet werden kann oder manuell bearbeitet werden muss.
2.2 Bestellungen
Abschnitt betitelt „2.2 Bestellungen“| Funktion | Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen |
|---|---|
Datenextraktion für Bestellung |
Liefert Bestellköpfe mit Lieferant, Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe, Einkaufsbelegart, Bestelldatum, Währung, Zahlungsbedingungen, Skonto, Incoterms, Freigabezustand, Bearbeitungsstatus und Löschkennzeichen. Geeignet für Volumen-, Lieferanten- und Freigabeanalysen. |
Datenextraktionssicht für Bestellposition |
Liefert Bestellpositionen mit Material, Menge, Preis, Werk und Lagerort. Geeignet für den Drill-down auf einzelne Materialien und Preise. |
Datenextraktion für Bestelleinteilungen |
Liefert Liefertermine und Mengen je Position. Geeignet zur Ermittlung überfälliger Lieferungen. |
Datenextraktion für Bestellkontierungen |
Liefert Kostenstelle, Auftrag, PSP-Element oder Anlage je Position. Geeignet zur Zuordnung von Beschaffungskosten. |
Lieferantenbestätigung zur Bestellung |
Liefert Auftragsbestätigungen und Lieferavis des Lieferanten. Geeignet zum Abgleich von Soll- und bestätigtem Liefertermin. |
Typische betriebswirtschaftliche Fragen:
- Welche Bestellungen sind freigaberelevant, aber noch nicht freigegeben?
- Welche Einteilungen sind überfällig, und für welche liegt keine Lieferantenbestätigung vor?
- Wie hoch ist das Bestellvolumen je Lieferant, Einkäufergruppe oder Warengruppe?
- Welche Bestellungen nutzen Skontokonditionen, welche nicht?
- Auf welche Kostenstellen und Projekte entfällt das meiste Bestellvolumen?
Der Bestellkopf zeigt Lieferant, Konditionen und Status. Positionen, Einteilungen und Bestätigungen helfen, Terminrisiken auf einzelne Materialien einzugrenzen. Eine überfällige Einteilung ohne Bestätigung ist deutlich kritischer als eine bestätigte, aber verschobene Lieferung.
2.3 Einkaufskontrakte und Lieferpläne
Abschnitt betitelt „2.3 Einkaufskontrakte und Lieferpläne“| Funktion | Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen |
|---|---|
Datenextraktion für Einkaufskontrakt |
Liefert Rahmenverträge mit Lieferant, Laufzeit und Zielwert. Geeignet zur Überwachung auslaufender Verträge. |
Datenextraktion für Einkaufskontraktposition |
Liefert Zielmengen und Preise je Material. Geeignet für Ausschöpfungsanalysen. |
Datenextraktion für Kopf zum Lieferplan (Einkauf) |
Liefert Einkaufslieferpläne mit Lieferant und Organisationsdaten. |
Datenextraktion für Positionen zum Lieferplan (Einkauf) |
Liefert Material, Zielmenge und Konditionen je Lieferplanposition. |
Datenextraktion für Lieferplanabrufe |
Liefert die an den Lieferanten übermittelten Abrufe. Geeignet zur Analyse des Abrufverhaltens. |
Typische betriebswirtschaftliche Fragen:
- Welche Einkaufskontrakte laufen in den nächsten 90 Tagen aus?
- Welche Kontrakte sind zu weniger als 50 % ausgeschöpft?
- Für welche Materialien wird außerhalb bestehender Kontrakte bestellt?
- Wie haben sich die Lieferplanabrufe gegenüber dem Vormonat verändert?
Kontrakte und Lieferpläne beschreiben Zusagen. Erst die Verbindung mit Bestellungen und Abrufen zeigt, ob Konditionen tatsächlich genutzt werden. Bestellungen außerhalb bestehender Kontrakte sind ein typischer Hebel für Einsparungen.
2.4 Leistung, Rechnung und Organisation
Abschnitt betitelt „2.4 Leistung, Rechnung und Organisation“| Funktion | Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen |
|---|---|
Datenextraktion für Leistungserfassungsblatt |
Liefert Leistungserfassungsblätter für Dienstleistungsbestellungen. Geeignet zur Nachverfolgung erbrachter und noch nicht abgenommener Leistungen. |
Datenextraktion für Leistungserfassungsblattposition |
Liefert die einzelnen erfassten Leistungen mit Menge und Wert. |
Datenextraktion für Lieferantenrechnung |
Liefert Lieferantenrechnungen der Logistik-Rechnungsprüfung mit Lieferant, Betrag und Status. Geeignet zur Analyse von Rechnungseingang und Sperren. |
Datenextraktion für Lieferantenrechnungsposition |
Liefert Rechnungspositionen mit Bestellbezug. Geeignet für den Abgleich von Rechnung und Bestellung. |
Extraktion von Einkaufsorganisationsdaten |
Liefert die Einkaufsorganisationen als organisatorischen Rahmen. |
Typische betriebswirtschaftliche Fragen:
- Welche Dienstleistungen sind erfasst, aber noch nicht abgenommen?
- Welche Lieferantenrechnungen weichen im Preis von der Bestellung ab?
- Welche Rechnungen sind zur Zahlung gesperrt, und bei welchen Lieferanten häufen sich Sperren?
Rechnungs- und Leistungsdaten schließen den Kreis von der Anforderung bis zur Zahlung. Preisabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung sind zunächst Auffälligkeiten und müssen mit Konditionsänderungen und Mengenabweichungen bewertet werden.
2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen
Abschnitt betitelt „2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen“Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:
- Purchase-to-Pay-Durchlaufzeit: Bestellanforderung, Bestellung und Rechnung verbinden; Zeit vom Bedarf bis zur Bestellung und bis zur Rechnung je Einkäufergruppe messen.
- Liefertermin-Cockpit: Einteilungen mit Lieferantenbestätigungen verbinden; überfällige und unbestätigte Lieferungen nach Lieferant priorisieren.
- Kontraktnutzung: Bestellungen gegen Kontrakte und Infosätze prüfen; Beschaffung außerhalb vereinbarter Konditionen sichtbar machen.
- Lieferantenanalyse: Bestellvolumen, Liefertreue und Rechnungsabweichungen je Lieferant zusammenführen.
- Datenqualitätsmonitoring: Anforderungen ohne Bezugsquelle, Bestellungen ohne Einteilung oder Materialien ohne Infosatz systematisch ausweisen.
Ergänzend empfiehlt sich der MCP-Konnektor/die Persona für Beschaffungssteuerung, der Belegarten, Positionstypen und Statusschlüssel in verständliche Bezeichnungen übersetzt.
Die Filter folgen weitgehend einer SAP-typischen Selektionslogik. LOW enthält einen Einzelwert oder die Untergrenze, HIGH die Obergrenze eines Intervalls, OPTION den Vergleichsoperator und SIGN den Ein- oder Ausschluss. Der Chatbot übersetzt natürliche Formulierungen wie „Bestellungen aus dem letzten Quartal“ oder „alle außer Einkaufsorganisation 1000“ in die passende Selektion.
3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts
Abschnitt betitelt „3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts“1. Offene Bedarfe ohne Bestellung
Abschnitt betitelt „1. Offene Bedarfe ohne Bestellung“Liste alle Bestellanforderungspositionen im Werk 1000, die älter als 14 Tage sind, nicht gelöscht und noch keiner Bestellung zugeordnet. Zeige Material, Menge, Bewertungspreis, Lieferdatum, Anforderer, Disponent, Freigabestatus und ob eine Bezugsquelle zugeordnet ist. Sortiere nach Lieferdatum und kennzeichne Positionen ohne Bezugsquelle.
Dieser Prompt liefert eine Arbeitsliste für den operativen Einkauf und zeigt, wo Bedarfe liegen bleiben, bevor sie zum Engpass werden.
2. Überfällige und unbestätigte Lieferungen
Abschnitt betitelt „2. Überfällige und unbestätigte Lieferungen“Ermittle alle Bestelleinteilungen mit Liefertermin vor dem heutigen Stichtag, die noch nicht vollständig geliefert sind. Ergänze Lieferant, Material, offene Menge und ob eine Lieferantenbestätigung vorliegt. Priorisiere unbestätigte Positionen und fasse die Überfälligkeiten je Lieferant zusammen.
Dieser Prompt macht Terminrisiken auf der Beschaffungsseite sichtbar und liefert die Grundlage für gezielte Lieferantengespräche.
3. Freigabestau erkennen
Abschnitt betitelt „3. Freigabestau erkennen“Zeige alle Bestellungen, die freigaberelevant, aber noch nicht freigegeben sind. Gib Bestellnummer, Lieferant, Einkäufergruppe, Bestelldatum, Gesamtwert bei Freigabe und Freigabezustand aus. Berechne die Wartezeit in Tagen und gruppiere nach Einkäufergruppe.
Dieser Prompt zeigt, wo Bestellungen im Freigabeprozess hängen, und unterstützt die Beschleunigung dringender Beschaffungen.
4. Kontraktausschöpfung und Maverick Buying
Abschnitt betitelt „4. Kontraktausschöpfung und Maverick Buying“Ermittle für alle Einkaufskontrakte mit Laufzeitende in den nächsten 90 Tagen Zielwert, abgerufenen Wert und Ausschöpfung in Prozent. Prüfe zusätzlich, ob für die Kontraktmaterialien im selben Zeitraum Bestellungen ohne Kontraktbezug angelegt wurden.
Dieser Prompt verbindet Vertragsmanagement mit Einsparpotenzial und bereitet Verlängerungsverhandlungen vor.
5. Preisabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung
Abschnitt betitelt „5. Preisabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung“Vergleiche für alle Lieferantenrechnungen des laufenden Quartals den Rechnungspreis je Position mit dem Bestellpreis. Zeige Positionen mit mehr als 5 % Abweichung mit Lieferant, Material, Bestellpreis, Rechnungspreis und Differenzbetrag. Vergleiche nur Werte in gleicher Währung.
Dieser Prompt identifiziert Preisabweichungen, die sonst erst in der Rechnungsprüfung auffallen, und unterstützt Einkauf und Kreditorenbuchhaltung bei der Klärung.