SAP-Vertriebsbelege (SD)-Auswertungsfunktionen für Chatbot-Anwendungen

1. Zweck und Einsatzgebiet

Der MCP-Konnektor/die Persona für Verkaufsbelege stellt ausgewählte Informationen aus dem SAP-Vertrieb (SAP SD) bereit – als standardisierte Schnittstelle, über die KI-Assistenten wie Claude und der Milliarum Chatbot direkt und mit den bestehenden SAP-Berechtigungen auf die Daten zugreifen. Die Funktionen eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Vertriebsleitung, Vertriebsinnendienst, Key-Account-Management, Supply-Chain-Planung und Führungskräfte bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.

Im Mittelpunkt steht nicht die technische Abfrage einzelner Felder oder interner Schlüssel, sondern die Beantwortung von Managementfragen wie:

• Wie hoch ist der offene Auftragsbestand, und bei welchen Kunden liegt er?
• Welche Kundenaufträge haben ihren Wunschliefertermin überschritten?
• Welche Angebote laufen in den nächsten Tagen aus, ohne dass ein Auftrag folgte?
• Wie weit sind Rahmenverträge bereits ausgeschöpft?
• Welche Lieferplanabrufe stehen in den kommenden Wochen an?
• Wo wird Ware kostenlos ausgeliefert, und in welchem Umfang?

Die Funktionen lassen sich in drei fachliche Ebenen einordnen:

1. Vorverkauf: Kundenanfragen und Verkaufsangebote zeigen, welche Nachfrage besteht und was im Vertriebstrichter steckt.
2. Kundenaufträge: Kundenaufträge und kostenlose Aufträge bilden den verbindlichen Auftragsbestand mit Terminen, Werten und Status.
3. Rahmenvereinbarungen: Verkaufskontrakte und Verkaufslieferpläne beschreiben langfristige Mengen- und Wertzusagen und deren Abrufe.

Ein Chatbot kann mehrere Funktionen kombinieren. Beispielsweise lassen sich zunächst überfällige Kundenaufträge ermitteln, danach die betroffenen Positionen mit Material und Menge laden und anschließend prüfen, ob zugrunde liegende Angebote oder Kontrakte existieren. Dadurch sind sowohl Managementübersichten als auch gezielte Ursachenanalysen möglich.

Besonders sinnvoll sind vergleichende und priorisierende Fragestellungen. Der Chatbot sollte Ergebnisse nicht nur auflisten, sondern Terminüberschreitungen, auffällige Häufungen, Aufträge ohne Wert, auslaufende Angebote und möglichen Handlungsbedarf hervorheben. Bei Wertvergleichen muss die Belegwährung übereinstimmen. Bei Terminvergleichen ist klar anzugeben, welcher Termin (Wunschliefertermin, Belegdatum, Gültigkeitsende) und welcher Stichtag verwendet wurden. Interne Schlüssel dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen ausgegeben werden.

Die Schnittstelle unterstützt Analyse und Entscheidungsvorbereitung. Sie ersetzt keine Buchungs-, Freigabe- oder Vertriebsentscheidung. Ergebnisse hängen von Datenstand, Pflegequalität und Berechtigungen ab und sollten bei kritischen Sachverhalten im SAP-Quellsystem verifiziert werden.

2. Auflistung der Funktionen

2.1 Vorverkauf: Anfragen und Angebote

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Kundenanfrage	Liefert Kundenanfragen mit Auftraggeber, Vertriebsbereich, Belegdatum und Status. Geeignet zur Analyse eingehender Nachfrage nach Kunde, Region oder Zeitraum.
Kundenanfrageposition	Liefert die Positionen der Anfrage mit Material, Menge und Werk. Geeignet zur Auswertung, welche Produkte nachgefragt werden.
Verkaufsangebot	Liefert Verkaufsangebote mit Auftraggeber, Nettowert, Gültigkeitszeitraum, Abschlusswahrscheinlichkeit und Status. Geeignet für Pipeline-Übersichten und die Ermittlung auslaufender Angebote.
Verkaufsangebotsposition	Liefert Angebotspositionen mit Material, Menge, Preis und Absagegrund. Geeignet zur Analyse, welche Produkte angeboten, aber nicht beauftragt werden.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Angebote über 20.000 Euro laufen in den nächsten 14 Tagen aus?
• Wie hoch ist das offene Angebotsvolumen je Kunde, Verkaufsbüro oder Verkäufergruppe?
• Welche Angebote haben eine hohe Abschlusswahrscheinlichkeit, aber noch keinen Folgeauftrag?
• Welche Produkte werden häufig angefragt, aber selten angeboten?
• Aus welchen Gründen werden Angebotspositionen abgesagt?

Die Angebotsdaten sind der geeignete Einstieg für Pipeline- und Nachfassanalysen. Die Positionsdaten ermöglichen den Drill-down auf einzelne Produkte. Bei der Auswertung sollte der Gültigkeitszeitraum berücksichtigt werden, damit abgelaufene Angebote nicht als offenes Potenzial gezählt werden.

2.2 Kundenaufträge

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Kundenauftrag	Liefert Kundenaufträge mit Auftraggeber, Verkaufsorganisation, Belegdatum, Wunschliefertermin, Nettowert, Belegwährung sowie Liefer-, Fakturierungs-, Kredit- und Gesamtstatus. Geeignet für Auftragsbestandsübersichten und die Ermittlung überfälliger Aufträge.
Kundenauftragsposition	Liefert Auftragspositionen mit Material, Auftragsmenge, bestätigter Menge, Werk, Versandstelle, Nettowert und Positionsstatus. Geeignet für Drill-down, Mengen- und Terminanalysen auf Positionsebene.
Kostenloser Kundenauftrag	Liefert Aufträge ohne Berechnung, etwa Muster-, Ersatz- oder Kulanzlieferungen. Geeignet zur Transparenz über unentgeltlich ausgelieferte Ware.
Position für kostenlosen Kundenauftrag	Liefert die Positionen kostenloser Aufträge mit Material und Menge. Geeignet zur Auswertung verdeckter Kosten nach Kunde und Produkt.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Wie hoch ist der offene Auftragsbestand je Kunde, Werk oder Verkaufsorganisation?
• Welche Kundenaufträge haben ihren Wunschliefertermin überschritten und sind noch nicht vollständig beliefert?
• Bei welchen Positionen ist die bestätigte Menge kleiner als die Auftragsmenge?
• Welche Aufträge sind durch Liefer-, Faktura- oder Kreditsperren blockiert?
• Welche Kunden erhalten auffällig viele kostenlose Lieferungen?

Der Auftragskopf zeigt, dass ein Auftrag überfällig oder gesperrt ist. Die Positionen helfen dabei, die betroffenen Produkte und Mengen einzugrenzen. Status werden als Kurzschlüssel geliefert (zum Beispiel „A“ nicht bearbeitet, „B“ teilweise bearbeitet, „C“ vollständig bearbeitet); der Chatbot sollte sie in der Antwort in Klartext übersetzen. Aufträge ohne Nettowert oder mit sehr altem Wunschliefertermin sind zunächst Auffälligkeiten und sollten als mögliche Datenqualitätsbefunde gekennzeichnet werden.

2.3 Verkaufskontrakte und Lieferpläne

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Verkaufskontrakt	Liefert Verkaufskontrakte mit Auftraggeber, Gültigkeitsbeginn und -ende, Laufzeit, Kündigungsdaten, Nettowert und Status. Geeignet zur Überwachung laufender und auslaufender Rahmenverträge.
Verkaufskontraktposition	Liefert Kontraktpositionen mit Material, Zielmenge und Zielwert. Geeignet für den Vergleich von Zusage und Abruf.
Verkaufslieferplan	Liefert Verkaufslieferpläne mit Kunde und Organisationsdaten. Typisch für Serien- und Zulieferergeschäft.
Verkaufslieferplan-Position	Liefert die Positionen des Lieferplans mit Material und Menge.
Verkaufslieferplan-Einteilung	Liefert Einteilungen mit Termin und Menge. Geeignet für Mengenvorschauen an Produktion und Disposition.
Verkaufslieferplan-Abruf	Liefert die Abrufe des Kunden zum Lieferplan. Geeignet zur Erkennung von Veränderungen im Abrufverhalten.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Verkaufskontrakte laufen in den nächsten drei Monaten aus?
• Zu wie viel Prozent sind Zielmenge oder Zielwert eines Kontrakts bereits abgerufen?
• Welche Kontrakte wurden gekündigt, und zu welchem Termin?
• Welche Lieferplanmengen sind für die nächsten vier Wochen eingeteilt?
• Bei welchen Kunden weichen die aktuellen Abrufe deutlich vom Vormonat ab?

Kontrakt- und Lieferplandaten beschreiben Zusagen, nicht tatsächliche Lieferungen. Für eine Ausschöpfungsanalyse müssen sie mit den zugehörigen Kundenaufträgen verbunden werden. Veränderungen im Abrufverhalten sind Frühindikatoren und sollten mit Saisonalität und Vergleichszeiträumen bewertet werden.

2.4 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen

Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:

• Auftragsbestands-Cockpit: Kundenaufträge und Positionen verbinden; offenen Bestand nach Kunde, Werk und Wunschliefertermin zusammenfassen und Überfälligkeiten hervorheben.
• Pipeline-Analyse: Anfragen, Angebote und Aufträge nebeneinanderstellen; Umwandlungsquoten je Kunde oder Vertriebsbereich ermitteln.
• Angebotsnachfassung: auslaufende Angebote ohne Folgeauftrag identifizieren und nach Wert und Abschlusswahrscheinlichkeit priorisieren.
• Kontraktausschöpfung: Kontraktpositionen mit den Abrufaufträgen verbinden und Kunden erkennen, die hinter ihren Zusagen zurückbleiben.
• Datenqualitätsmonitoring: Aufträge ohne Nettowert, mit fehlendem Wunschliefertermin oder mit sehr alten offenen Terminen systematisch ausweisen.

Ergänzend empfehlen sich die MCP-Konnektoren/Personas für Status und Belegarten, die Status- und Steuerungsschlüssel in verständliche Bezeichnungen übersetzen.

Die Filter folgen weitgehend einer SAP-typischen Selektionslogik. LOW enthält einen Einzelwert oder die Untergrenze, HIGH die Obergrenze eines Intervalls, OPTION den Vergleichsoperator und SIGN den Ein- oder Ausschluss. Der Chatbot übersetzt natürliche Formulierungen wie „Wunschliefertermin im Juni“ oder „alle außer Verkaufsorganisation 1000“ in die passende Selektion.

3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts

1. Managementübersicht zum Auftragsbestand

Erstelle eine Übersicht über alle offenen Kundenaufträge der Verkaufsorganisation 1000. Gruppiere nach Auftraggeber und nenne je Kunde Anzahl Aufträge, Nettowert und den frühesten Wunschliefertermin. Sortiere absteigend nach Nettowert und kennzeichne Aufträge, deren Wunschliefertermin bereits überschritten ist. Nenne Datenstand, verwendete Filter und die Anzahl der ausgewerteten Aufträge.

Dieser Prompt liefert ein kompaktes Auftragsbestands-Cockpit und schafft die Grundlage für einen Drill-down auf einzelne Aufträge und Positionen.

2. Überfällige Aufträge und Auffälligkeiten

Zeige alle offenen Kundenaufträge, deren Wunschliefertermin vor dem heutigen Stichtag liegt. Berechne die Überfälligkeit in Tagen, fasse Anzahl und Nettowert zusammen und zeige die größten Posten. Weise auf Auffälligkeiten hin, etwa gleichartige Aufträge mit identischem Termin, Aufträge ohne Nettowert oder sehr alte offene Aufträge.

Dieser Prompt verbindet Termincontrolling mit Datenqualitätsprüfung. In einem S/4HANA-Demosystem ergab er 16 überfällige Aufträge aus 2025 und 2026 mit zusammen 264.562 EUR, darunter eine Serie von acht gleichartigen Aufträgen mit identischem Wunschtermin und drei Aufträge ohne Nettowert.

3. Auslaufende Angebote nachfassen

Liste alle Verkaufsangebote, deren Gültigkeit in den nächsten 14 Tagen endet und zu denen noch kein Kundenauftrag existiert. Zeige Auftraggeber, Nettowert, Gültigkeitsende, Abschlusswahrscheinlichkeit und die drei wertvollsten Positionen. Priorisiere nach Nettowert multipliziert mit der Abschlusswahrscheinlichkeit.

Dieser Prompt erstellt eine unmittelbar bearbeitbare Nachfassliste für den Vertrieb, bevor Angebote verfallen.

4. Kontraktausschöpfung prüfen

Ermittle für alle Verkaufskontrakte, deren Gültigkeit bis zum Jahresende endet, Zielwert, bereits abgerufenen Wert und Ausschöpfung in Prozent. Hebe Kontrakte unter 50 % Ausschöpfung hervor und nenne je Kontrakt Auftraggeber, Gültigkeitsende und Kündigungsstatus.

Dieser Prompt macht sichtbar, wo Kunden hinter ihren Zusagen zurückbleiben, und unterstützt die Vorbereitung von Jahres- und Verlängerungsgesprächen.

5. Lieferplan-Vorschau für Produktion und Disposition

Zeige für alle Verkaufslieferpläne die Einteilungen der nächsten vier Wochen mit Material, Termin und Menge. Summiere die Mengen je Material und Kalenderwoche und vergleiche sie mit den Abrufen des Vormonats. Kennzeichne Materialien mit einer Abweichung von mehr als 20 %.

Dieser Prompt liefert eine Mengenvorschau für Produktion und Disposition und macht Veränderungen im Abrufverhalten frühzeitig sichtbar.