SAP-Beschaffungssteuerung (MM)-Auswertungsfunktionen für Chatbot-Anwendungen

1. Zweck und Einsatzgebiet

Der MCP-Konnektor/die Persona für Beschaffungssteuerung stellt ausgewählte Steuerungs- und Konfigurationsdaten aus der SAP-Materialwirtschaft (SAP MM) bereit – als standardisierte Schnittstelle, über die KI-Assistenten wie Claude und der Milliarum Chatbot direkt und mit den bestehenden SAP-Berechtigungen auf die Daten zugreifen. Die Funktionen eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Einkauf, Produkt-Compliance, Kreditorenbuchhaltung, Key-User und SAP-Betreuung bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.

Im Mittelpunkt steht nicht die Abfrage einzelner Belege, sondern die Frage, nach welchen Regeln der Einkauf arbeitet und was Schlüssel in Einkaufsbelegen bedeuten:

• Welche Bestell-, Kontrakt- und Anforderungsarten sind im Einsatz, und wie sind sie gesteuert?
• Welche Einkaufsorganisation ist für welches Werk zuständig?
• Welche Einkäufergruppen gibt es?
• Was bedeutet ein Status eines Einkaufsbelegs oder einer Lieferantenrechnung?
• Welche Compliance-Status für Gefahrgut, Vermarktbarkeit, Sicherheitsdatenblatt und Lieferant sind definiert?
• Nach welchem Datum werden Einkaufspreise ermittelt?

Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:

1. Belegarten und Belegtypen: Einkaufsbelegarten, Bestellarten, Kontraktarten und Positionstypen legen fest, wie Einkaufsbelege verarbeitet werden.
2. Status und Bestätigungen: Status von Einkaufsbelegen und Lieferantenrechnungen sowie Lieferantenbestätigungstypen beschreiben den Bearbeitungsstand.
3. Produkt-Compliance: Compliance-Status für Gefahrgut, Vermarktbarkeit, Sicherheitsdatenblatt und Lieferant zeigen, ob Beschaffungen regulatorisch zulässig sind.
4. Organisation und Konditionen: Einkäufergruppen, Zuständigkeiten, Preisdatumssteuerung und Infoupdate-Codes geben den organisatorischen Rahmen.

Ein Chatbot kann diese Funktionen mit Belegdaten kombinieren. Beispielsweise lassen sich zunächst offene Bestellungen über den MCP-Konnektor/die Persona für Einkaufsbelege ermitteln, danach Belegart und Status mit den Funktionen dieses MCP-Konnektors bzw. dieser Persona in Klartext übersetzen und anschließend nach Einkäufergruppe zusammenfassen. So werden aus technischen Schlüsseln verständliche Managementaussagen.

Besonders sinnvoll sind erklärende und vergleichende Fragestellungen. Der Chatbot sollte nicht nur Schlüssel auflisten, sondern ihre Bedeutung und ihre Wirkung auf den Prozess erläutern, etwa ob eine Belegart eine Freigabe erfordert. Interne Schlüssel dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen ausgegeben werden.

Die Schnittstelle unterstützt Analyse und Entscheidungsvorbereitung. Sie ersetzt keine Customizing-Dokumentation, keine Compliance-Prüfung und keine Freigabeentscheidung. Ergebnisse hängen von Datenstand, Pflegequalität und Berechtigungen ab und sollten bei kritischen Sachverhalten im SAP-Quellsystem verifiziert werden. Einkaufsbelege selbst sind nicht Bestandteil dieser Funktionen; sie liefert der MCP-Konnektor/die Persona für Einkaufsbelege.

2. Auflistung der Funktionen

2.1 Belegarten und Belegtypen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Einkaufsbelegart / – Text	Liefert die Belegarten mit Belegtyp, Steuerungskennzeichen, Feldauswahlschlüssel und den Kennzeichen für Gesamtfreigabe von Bestellanforderungen und flexiblen Genehmigungsworkflow. Geeignet zur Erklärung, wie eine Belegart verarbeitet und genehmigt wird.
Bestellart	Liefert die für Bestellungen verwendeten Belegarten.
Einkaufskontraktart	Liefert die Arten von Einkaufskontrakten, etwa Mengen- oder Wertkontrakt.
Belegart der Bestellanforderung	Liefert die Belegarten für Bestellanforderungen.
Einkaufsbelegtyp / – Text	Unterscheidet Bestellanforderung, Bestellung, Kontrakt, Lieferplan und Anfrage.
Positionstyp für Einkaufsbeleg	Unterscheidet Normal-, Lohnbearbeitungs-, Konsignations-, Strecken- und Dienstleistungspositionen.
Herkunft des Einkaufsbelegs / – Text	Zeigt, ob ein Beleg manuell, aus der Disposition oder aus einem anderen System entstanden ist.
Prozesscode für Einkaufsbeleg / – Text	Kennzeichnet besondere Verarbeitungsprozesse.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Bestellarten sind definiert, und welche nutzen einen flexiblen Genehmigungsworkflow?
• Für welche Anforderungsarten gilt eine Gesamtfreigabe?
• Welche Positionstypen gibt es, und wofür werden sie verwendet?
• Wie viele Einkaufsbelege stammen aus der Disposition, wie viele wurden manuell angelegt?

Belegarten und Positionstypen bestimmen, welche Schritte ein Einkaufsbeleg durchläuft. Die Kennzeichen für Freigabe und Workflow erklären, warum manche Belege auf Genehmigung warten und andere nicht.

2.2 Status und Bestätigungen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Status des Einkaufsbelegs / Einkaufsbelegstatus – Text	Liefert die Statuswerte von Einkaufsbelegen mit Bezeichnung, etwa „in Bearbeitung“, „freigegeben“ oder „gesendet“.
Lieferantenrechnungsstatus / – Text	Liefert die Statuswerte von Lieferantenrechnungen, etwa „gebucht“, „gesperrt“ oder „in Prüfung“.
Lieferantenbestätigungstyp	Unterscheidet Auftragsbestätigung, Lieferavis und weitere Bestätigungsarten.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Was bedeutet ein bestimmter Statuswert einer Bestellung?
• Welche Status kann eine Lieferantenrechnung annehmen?
• Welche Bestätigungsarten erwartet der Einkauf von Lieferanten?

Die Statusfunktionen liefern selten allein eine Antwort, sondern machen Belegauswertungen verständlich. In Kombination mit den Einkaufsbelegen lässt sich etwa die Verteilung der Lieferantenrechnungen nach Status in Klartext darstellen.

2.3 Produkt-Compliance

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Compliance-Status des Gefahrguts / – Text	Liefert die Statuswerte der Gefahrgutprüfung auf Belegebene.
Compliance-Status der Gefahrgutposition / – Text	Liefert die Statuswerte der Gefahrgutprüfung je Position.
Compliance-Status der Vermarktbarkeit / – Text	Liefert die Statuswerte der Prüfung, ob ein Produkt in einem Land vermarktet werden darf.
Compliance-Status des Sicherheitsdatenblatts / – Text	Liefert die Statuswerte der Prüfung, ob ein gültiges Sicherheitsdatenblatt vorliegt.
Compliance-Status des Lieferanten / – Text	Liefert die Statuswerte der Lieferantenprüfung auf Belegebene.
Compliance-Status des Lieferanten nach Position / – Text	Liefert die Statuswerte der Lieferantenprüfung je Position.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Compliance-Status sind definiert, und welche davon blockieren einen Einkaufsbeleg?
• Was bedeutet ein bestimmter Gefahrgut- oder Sicherheitsdatenblattstatus?
• Wie unterscheiden sich Status auf Beleg- und auf Positionsebene?

Produkt-Compliance gewinnt durch Chemikalien-, Gefahrgut- und Lieferkettenregulierung an Bedeutung. Die Funktionen erklären die Statuswerte; ob ein konkreter Beleg betroffen ist, zeigt erst die Verbindung mit den Einkaufsbelegen.

2.4 Organisation und Konditionen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Einkäufergruppe	Liefert Einkäufergruppen mit Bezeichnung. Grundlage jeder Auswertung nach Verantwortlichen im Einkauf.
Zuständige Einkaufsorganisation für Werk	Liefert die Zuordnung von Einkaufsorganisationen zu Werken. Geeignet zur Klärung von Zuständigkeiten.
Preisdatumssteuerung / – Text	Legt fest, ob der Preis zum Bestell-, Liefer- oder Wareneingangsdatum ermittelt wird.
Infoupdate-Code für Einkaufsinfosatz / – Text	Steuert, ob Konditionen aus Bestellungen in den Infosatz übernommen werden.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Einkaufsorganisation ist für Werk 1000 zuständig?
• Welche Einkäufergruppen sind definiert?
• Nach welchem Datum werden Preise in Bestellungen ermittelt, und welche Wirkung hat das bei Preisänderungen?

Die Preisdatumssteuerung erklärt häufig, warum ein Rechnungspreis vom Bestellpreis abweicht. Sie ist deshalb eine wichtige Ergänzung für Preisabweichungsanalysen im Einkauf.

2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen

Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mit den Belegdaten des Einkaufs:

• Lesbare Einkaufsübersichten: Bestellungen und Anforderungen aus dem MCP-Konnektor/der Persona für Einkaufsbelege mit Belegart, Positionstyp und Status in Klartext ausgeben.
• Freigabetransparenz: Belegarten mit Freigabe- und Workflowkennzeichen den wartenden Bestellungen gegenüberstellen.
• Compliance-Monitoring: Compliance-Status aus Einkaufsbelegen mit den Statusbedeutungen verbinden und blockierte Beschaffungen sichtbar machen.
• Zuständigkeitsauswertung: Bestellvolumen nach Einkaufsorganisation, Werk und Einkäufergruppe zusammenfassen.
• Preisabweichungsanalyse: Rechnungs- und Bestellpreise gemeinsam mit der Preisdatumssteuerung bewerten.

Die Filter folgen weitgehend einer SAP-typischen Selektionslogik. LOW enthält einen Einzelwert oder die Untergrenze, HIGH die Obergrenze eines Intervalls, OPTION den Vergleichsoperator und SIGN den Ein- oder Ausschluss. Der Chatbot übersetzt natürliche Formulierungen wie „alle Bestellarten“ oder „alle Belegtypen außer Anfragen“ in die passende Selektion.

3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts

1. Belegarten und Genehmigung erklären

Liste alle Einkaufsbelegarten für Bestellungen mit Bezeichnung auf. Kennzeichne, welche einen flexiblen Genehmigungsworkflow nutzen, und erkläre in wenigen Sätzen, was das für die Bearbeitung einer Bestellung bedeutet.

Dieser Prompt schafft Transparenz über die Genehmigungslogik im Einkauf und hilft neuen Mitarbeitenden, die Belegarten einzuordnen.

2. Offene Bestellungen verständlich darstellen

Ermittle alle offenen Bestellungen der Einkaufsorganisation 1000 und gib Belegart, Positionstyp und Bearbeitungsstatus jeweils mit Klartextbezeichnung aus. Fasse Anzahl und Wert je Einkäufergruppe zusammen.

Dieser Prompt verbindet Belegdaten mit Steuerungsdaten und liefert eine Übersicht, die ohne SAP-Kenntnisse lesbar ist.

3. Compliance-Status verstehen

Erkläre alle definierten Compliance-Status für Gefahrgut, Vermarktbarkeit, Sicherheitsdatenblatt und Lieferant. Gib je Status Schlüssel und Bezeichnung aus und erläutere anhand der Bezeichnung, welche Status auf eine Blockade des Einkaufsbelegs hindeuten.

Dieser Prompt macht die Compliance-Logik des Einkaufs verständlich und unterstützt Einkauf und Produktsicherheit bei der Klärung blockierter Belege.

4. Zuständigkeiten klären

Zeige für alle Werke die zuständige Einkaufsorganisation und liste die Einkäufergruppen mit Bezeichnung auf. Kennzeichne Werke, denen keine Einkaufsorganisation zugeordnet ist.

Dieser Prompt beantwortet die häufige Frage, wer für eine Beschaffung zuständig ist, und deckt Lücken in der Organisationspflege auf.

5. Lieferantenrechnungen nach Status

Ermittle die Lieferantenrechnungen des laufenden Monats und fasse Anzahl und Betrag je Rechnungsstatus zusammen. Gib den Status in Klartext aus und hebe gesperrte oder in Prüfung befindliche Rechnungen hervor.

Dieser Prompt verbindet Rechnungsprüfung und Einkauf und zeigt, wo Rechnungen im Prozess hängen.