SAP-Fakturierung (SD-BIL)-Auswertungsfunktionen für Chatbot-Anwendungen

1. Zweck und Einsatzgebiet

Der MCP-Konnektor/die Persona für die Fakturierung stellt ausgewählte Informationen aus der SAP-Fakturierung (SAP SD-BIL) bereit – als standardisierte Schnittstelle, über die KI-Assistenten wie Claude und der Milliarum Chatbot direkt und mit den bestehenden SAP-Berechtigungen auf die Daten zugreifen. Die Funktionen eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Vertriebsinnendienst, Fakturierung, Debitorenbuchhaltung, Controlling und Führungskräfte bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.

Im Mittelpunkt steht nicht die technische Abfrage einzelner Felder oder interner Schlüssel, sondern die Beantwortung von Managementfragen wie:

• Wie hoch ist der fakturierte Umsatz je Kunde, Verkaufsorganisation oder Monat?
• Welche Fakturen wurden noch nicht an die Buchhaltung übergeben, und warum?
• Welche Fakturen sind noch nicht ausgeglichen, und bei welchen Regulierern häufen sie sich?
• Wie viele Fakturen werden storniert, und aus welchen Gründen?
• Welche vorläufigen Fakturen und Fakturaanforderungen warten auf Weiterverarbeitung?
• Welche Fakturen sind für Intrastat oder innergemeinschaftliche Lieferungen relevant?

Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:

1. Fakturen: Faktura und Fakturaposition bilden den fakturierten Umsatz mit Werten, Steuern, Buchungs- und Ausgleichsstatus ab.
2. Vorstufen der Faktura: Fakturaanforderungen und vorläufige Fakturen zeigen, was zur Fakturierung ansteht oder noch geprüft wird.
3. Rechnungslisten: Rechnungslisten fassen mehrere Fakturen für einen Regulierer zusammen.
4. Steuerungs- und Customizingdaten: Fakturaarten, Fakturatypen, Problemarten und weitere Schlüssel geben den Ergebnissen ihre Bedeutung.

Ein Chatbot kann mehrere Funktionen kombinieren. Beispielsweise lassen sich zunächst die Fakturen eines Monats ermitteln, danach diejenigen herausfiltern, die nicht an die Buchhaltung übergeben wurden, und anschließend Problemart und Positionen nachladen. Dadurch sind sowohl Umsatzübersichten als auch gezielte Fehleranalysen möglich.

Besonders sinnvoll sind vergleichende und priorisierende Fragestellungen. Der Chatbot sollte Ergebnisse nicht nur auflisten, sondern nicht übergebene Fakturen, gehäufte Stornos, lange offene Fakturaanforderungen, nicht ausgeglichene Beträge und möglichen Handlungsbedarf hervorheben. Bei Wertvergleichen muss die Belegwährung übereinstimmen; stornierte Fakturen und Stornobelege sollten bei Umsatzauswertungen ausdrücklich berücksichtigt oder ausgeschlossen werden. Interne Schlüssel dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen ausgegeben werden.

Die Schnittstelle unterstützt Analyse und Entscheidungsvorbereitung. Sie ersetzt keine Buchungs-, Storno- oder Mahnentscheidung. Ergebnisse hängen von Datenstand, Pflegequalität und Berechtigungen ab und sollten bei kritischen Sachverhalten im SAP-Quellsystem verifiziert werden. Ein lieferbezogener Fakturavorrat ist nicht Bestandteil dieser Funktionen.

2. Auflistung der Funktionen

2.1 Fakturen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Faktura	Liefert Fakturen mit Fakturaart, Fakturatyp, Fakturadatum, Auftraggeber, Regulierer, Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte, Nettowert, Steuerbetrag, Belegwährung, Zahlungsbedingung, Zahlweg, Buchungsstatus, Buchhaltungsbelegnummer, Ausgleichsstatus, Stornokennzeichen, Problemart, Mahnsperre, Empfangsland und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Geeignet für Umsatz-, Übergabe-, Storno- und Ausgleichsanalysen.
Fakturaposition	Liefert die Positionen der Faktura mit Material, Menge, Nettowert und Bezug zum Vorgängerbeleg. Geeignet für den Drill-down vom Rechnungsbetrag auf einzelne Produkte und Aufträge.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Wie hoch ist der fakturierte Nettoumsatz des laufenden Monats je Verkaufsorganisation und Kunde?
• Welche Fakturen haben einen Buchungsstatus, der auf eine fehlende Übergabe an die Buchhaltung hinweist?
• Welche Fakturen sind nicht oder nur teilweise ausgeglichen?
• Welche Fakturen wurden storniert, und welche Fakturaarten sind besonders betroffen?
• Welche Fakturen sind mit einer Mahnsperre versehen?

Die Faktura ist der geeignete Einstieg für Umsatz- und Prozessauswertungen. Der Buchungsstatus zeigt, ob eine Faktura im Rechnungswesen angekommen ist; der Ausgleichsstatus zeigt, ob sie bezahlt wurde. Die Positionen helfen, Beträge auf Produkte und zugrunde liegende Aufträge zurückzuführen. Status werden als Kurzschlüssel geliefert und sollten in der Antwort in Klartext übersetzt werden.

2.2 Fakturaanforderungen und vorläufige Fakturen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Fakturaanforderung	Liefert Fakturaanforderungen, etwa aus Projekten, Services oder externen Systemen, mit Art, Kunde und Status. Geeignet zur Überwachung von Vorgängen, die zur Fakturierung anstehen.
Fakturaanforderungsposition	Liefert die Positionen der Anforderung mit Menge und Wert.
Vorläufige Faktura	Liefert vorläufige Fakturen, die vor der endgültigen Fakturierung geprüft oder mit dem Kunden abgestimmt werden.
Vorläufige Fakturaposition	Liefert die Positionen vorläufiger Fakturen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Fakturaanforderungen sind älter als sieben Tage und noch nicht fakturiert?
• Wie hoch ist der Wert der offenen Fakturaanforderungen je Kunde?
• Welche vorläufigen Fakturen warten auf Freigabe?

Diese Vorstufen zeigen Umsatz, der entstanden, aber noch nicht in Rechnung gestellt ist. Lange offene Anforderungen sind ein direkter Hebel für Liquidität und sollten nach Wert und Alter priorisiert werden.

2.3 Rechnungslisten

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Rechnungsliste	Liefert Rechnungslisten, die mehrere Fakturen für einen Regulierer bündeln, mit Datum und Status.
Rechnungslistenposition	Liefert die in einer Rechnungsliste enthaltenen Fakturen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Fakturen sind rechnungslistenrelevant, aber noch keiner Rechnungsliste zugeordnet?
• Welche Rechnungslisten wurden im laufenden Monat erstellt, und für welche Regulierer?

Rechnungslisten sind vor allem im Handel und bei Zentralregulierern üblich. Bei der Auswertung sollte zwischen Einzelfaktura und Rechnungsliste unterschieden werden, damit Beträge nicht doppelt gezählt werden.

2.4 Steuerungs- und Customizingdaten

Fakturaarten und Belegtypen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Fakturaart / – Text	Unterscheidet Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Stornos und weitere Arten.
Fakturatyp / – Text	Ordnet Fakturen einer Belegkategorie zu.
Fakturaanforderungsart / – Text	Erklärt die Art einer Fakturaanforderung.
Fakturierungsprozessbeleg-Art / – Text	Beschreibt die Belegarten im Fakturierungsprozess.
Rechnungslistenart / – Text	Unterscheidet Arten von Rechnungslisten.

Probleme, Zahlung und Steuer

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Problemart der Fakturierung / – Text	Erklärt, warum eine Faktura ein Problem aufweist, etwa bei der Übergabe an die Buchhaltung.
Zahlungskartenart / – Text	Unterscheidet die in Vertriebsbelegen verwendeten Zahlungskarten.
Herkunft der Umsatzsteuer-ID / – Text	Zeigt, aus welchem Stammsatz die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stammt.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Fakturaarten sind im System definiert, und wie werden sie bezeichnet?
• Welche Problemarten treten bei Fakturen auf?
• Woher stammt die Umsatzsteuer-ID einer Faktura?

Die Textfunktionen sorgen dafür, dass Schlüssel und verständliche Bezeichnung gemeinsam ausgegeben werden können, beispielsweise „F2 – Rechnung“. Diese Einstellungen müssen im Zusammenhang mit der konkreten Faktura interpretiert werden und sind nicht automatisch als allgemeine Geschäftsregel zu verstehen.

2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen

Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:

• Umsatz-Cockpit: Fakturen und Positionen verbinden; Nettoumsatz nach Kunde, Verkaufsorganisation, Material und Monat zusammenfassen, Stornos getrennt ausweisen.
• Übergabemonitor: Fakturen mit fehlender Übergabe an die Buchhaltung mit ihrer Problemart verbinden und nach Wert priorisieren.
• Zahlungseingang: nicht ausgeglichene Fakturen je Regulierer und Zahlungsbedingung auswerten und mit Mahnsperren abgleichen.
• Stornoanalyse: Stornos nach Fakturaart, Kunde und Anleger auswerten, um wiederkehrende Fehlerquellen zu erkennen.
• Datenqualitätsmonitoring: Fakturen ohne Umsatzsteuer-ID bei Auslandsempfängern, Entwurfsfakturen und lange offene Fakturaanforderungen systematisch ausweisen.

In Kombination mit dem MCP-Konnektor/der Persona für Verkaufsbelege lässt sich über den auftragsbezogenen Fakturierungsstatus ermitteln, welche Aufträge noch nicht fakturiert sind. Der MCP-Konnektor/die Persona für Forderungs- und Kreditmanagement ergänzt Klärungsfälle zu strittigen Rechnungen.

Die Filter folgen weitgehend einer SAP-typischen Selektionslogik. LOW enthält einen Einzelwert oder die Untergrenze, HIGH die Obergrenze eines Intervalls, OPTION den Vergleichsoperator und SIGN den Ein- oder Ausschluss. Der Chatbot übersetzt natürliche Formulierungen wie „Fakturen aus dem dritten Quartal“ oder „alle außer Gutschriften“ in die passende Selektion.

3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts

1. Umsatzübersicht für das Management

Erstelle eine Übersicht über alle nicht stornierten Fakturen des laufenden Monats in der Verkaufsorganisation 1000. Fasse Nettowert und Steuerbetrag je Auftraggeber zusammen, sortiere absteigend nach Nettowert und zeige die zehn größten Kunden. Weise Gutschriften getrennt aus und nenne Datenstand, verwendete Filter und die Anzahl der ausgewerteten Fakturen.

Dieser Prompt liefert eine kompakte Umsatzübersicht und schafft die Grundlage für einen Drill-down auf einzelne Kunden und Produkte.

2. Nicht übergebene Fakturen

Zeige alle Fakturen der letzten 30 Tage, die nicht vollständig an die Buchhaltung übergeben wurden. Gib Faktura, Fakturaart, Fakturadatum, Auftraggeber, Nettowert, Buchungsstatus und Problemart in Klartext aus. Sortiere nach Nettowert und fasse die Anzahl je Problemart zusammen.

Dieser Prompt macht Fakturen sichtbar, die zwar erstellt, aber nie gebucht wurden, und schützt so vor Umsatzlücken im Rechnungswesen.

3. Offene Fakturen je Regulierer

Ermittle alle Fakturen, deren Ausgleichsstatus auf „nicht ausgeglichen“ oder „teilweise ausgeglichen“ steht. Fasse Anzahl und Nettowert je Regulierer zusammen, ergänze die Zahlungsbedingung und kennzeichne Fakturen mit Mahnsperre. Hebe Regulierer mit mehr als 50.000 Euro offenem Betrag hervor.

Dieser Prompt verbindet Vertrieb und Debitorenbuchhaltung und zeigt, wo Zahlungseingänge ausstehen.

4. Stornoanalyse

Werte alle stornierten Fakturen des laufenden Jahres aus. Zeige je Fakturaart und je Auftraggeber die Anzahl der Stornos und den stornierten Nettowert. Ergänze, wer die Fakturen angelegt hat, und hebe Kunden oder Fakturaarten mit auffällig hoher Stornoquote hervor.

Dieser Prompt deckt wiederkehrende Fehlerquellen in Preisfindung, Stammdaten oder Prozess auf und unterstützt gezielte Korrekturen.

5. Offene Fakturaanforderungen

Liste alle Fakturaanforderungen, die älter als sieben Tage sind und noch nicht in eine Faktura übernommen wurden. Zeige Anforderungsart, Kunde, Nettowert und Alter in Tagen. Summiere den Wert je Kunde und sortiere absteigend.

Dieser Prompt zeigt Umsatz, der bereits entstanden, aber noch nicht in Rechnung gestellt ist, und unterstützt eine schnellere Fakturierung.