SAP-Fertigungsaufträge (PP)-Auswertungsfunktionen für Chatbot-Anwendungen

1. Zweck und Einsatzgebiet

Der MCP-Konnektor/die Persona für Fertigungsaufträge stellt ausgewählte Informationen aus der SAP-Produktionsplanung und -steuerung (SAP PP) bereit – als standardisierte Schnittstelle, über die KI-Assistenten wie Claude und der Milliarum Chatbot direkt und mit den bestehenden SAP-Berechtigungen auf die Daten zugreifen. Die Funktionen eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Fertigungssteuerung, Werksleitung, Disposition, Produktionscontrolling und Qualitätsmanagement bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.

Im Mittelpunkt steht nicht die technische Abfrage einzelner Felder oder interner Schlüssel, sondern die Beantwortung von Managementfragen wie:

• Welche Fertigungsaufträge liegen hinter ihrem terminierten Ende?
• Bei welchen Aufträgen fehlen Komponenten, und wann werden sie benötigt?
• Wie hoch sind Gut-, Ausschuss- und Nacharbeitsmengen je Auftrag oder Arbeitsplatz?
• Welche freigegebenen Aufträge haben noch keine Rückmeldung erhalten?
• Welche Abweichungsgründe werden bei Rückmeldungen am häufigsten angegeben?
• Welche Fertigungsaufträge hängen an einem Kundenauftrag?

Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:

1. Auftrag und Position: Fertigungsaufträge mit Terminen, Mengen, Verantwortlichen und Kontierung bilden den Rahmen jeder Auswertung.
2. Arbeitsablauf: Vorgänge, Folgen, Einzelkapazitäten und Auslösepunkte beschreiben, wie und wo gefertigt wird.
3. Material und Hilfsmittel: Komponenten, Fertigungshilfsmittel und Dokumente zeigen, was für die Fertigung bereitstehen muss.
4. Rückmeldungen: Rückmeldungen dokumentieren, was tatsächlich produziert, verbraucht und an Zeit aufgewendet wurde.

Ein Chatbot kann mehrere Funktionen kombinieren. Beispielsweise lassen sich zunächst verspätete Fertigungsaufträge ermitteln, danach ihre Komponenten auf Fehlteile prüfen und anschließend die Rückmeldungen der betroffenen Vorgänge untersuchen. Dadurch sind sowohl Managementübersichten als auch gezielte Ursachenanalysen möglich.

Besonders sinnvoll sind vergleichende und priorisierende Fragestellungen. Der Chatbot sollte Ergebnisse nicht nur auflisten, sondern Terminverzüge, Fehlteile, hohe Ausschussquoten, fehlende Rückmeldungen und möglichen Handlungsbedarf hervorheben. Bei Terminvergleichen ist klar anzugeben, welche Terminart (geplant, terminiert, Ist, rückgemeldet) und welcher Stichtag verwendet wurden. Bei Mengenvergleichen ist die Fertigungsmengeneinheit zu nennen. Interne Schlüssel dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen ausgegeben werden.

Die Schnittstelle unterstützt Analyse und Entscheidungsvorbereitung. Sie ersetzt keine Freigabe-, Rückmelde- oder Planungsentscheidung. Ergebnisse hängen von Datenstand, Pflegequalität und Berechtigungen ab und sollten bei kritischen Sachverhalten im SAP-Quellsystem verifiziert werden.

2. Auflistung der Funktionen

2.1 Fertigungsauftrag und Position

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Fertigungsauftrag	Liefert Fertigungsaufträge mit Werk, Auftragsart, Fertigungssteuerer, Disponent, geplanten, terminierten, Ist- und rückgemeldeten Start- und Endterminen, Freigabetermin, technischem Abschluss, geplanter Gesamt- und Ausschussmenge, rückgemeldeter Gut-, Ausschuss- und Nacharbeitsmenge, Anzahl Rückmeldungen, Kundenauftragsbezug, Profitcenter, verantwortlicher Kostenstelle und Löschvormerkung. Geeignet für Termin-, Mengen- und Verantwortungsanalysen.
Position des Fertigungsauftrags	Liefert das zu fertigende Material mit Menge und Lagerort. Geeignet zur Zuordnung von Aufträgen zu Produkten.
Serialnummer der Fertigungsauftragsposition	Liefert die Serialnummern der gefertigten Einheiten. Geeignet für Rückverfolgbarkeit bei serialisierten Produkten.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche freigegebenen, nicht technisch abgeschlossenen Aufträge haben ihr terminiertes Ende überschritten?
• Wie weit liegt die rückgemeldete Gutmenge unter der geplanten Gesamtmenge?
• Wie verteilen sich offene Aufträge auf Fertigungssteuerer und Werke?
• Welche Aufträge sind einem Kundenauftrag zugeordnet und damit liefertermin-kritisch?
• Welche Aufträge sind nicht automatisch terminiert oder kalkuliert?

Der Auftragskopf zeigt, dass eine Abweichung besteht. Die verschiedenen Terminarten erlauben eine differenzierte Sicht: der Vergleich von terminiertem und Istende zeigt Verzug, der Vergleich von geplantem und terminiertem Termin zeigt Verschiebungen in der Planung. Bei Auftragsnetzen muss zwischen führendem und untergeordnetem Auftrag unterschieden werden.

2.2 Arbeitsablauf und Kapazität

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Vorgang des Fertigungsauftrags	Liefert die einzelnen Arbeitsschritte mit Arbeitsplatz, Terminen und Vorgabewerten. Geeignet zur Eingrenzung, an welchem Arbeitsschritt ein Auftrag steht.
Folge des Fertigungsauftrags	Liefert Stamm-, Parallel- und Alternativfolgen. Geeignet zum Verständnis komplexer Arbeitsabläufe.
Einzelkapazität des Vorgangs im Fertigungsauftrag	Liefert die Zuordnung von Vorgängen zu einzelnen Kapazitäten, etwa Maschinen oder Personen. Geeignet für Belastungsanalysen.
Auslösepunkt des Fertigungsauftrags	Liefert Auslösepunkte, die bei Erreichen eines Vorgangs Folgeaktionen anstoßen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• An welchem Vorgang stehen verspätete Aufträge?
• Welche Arbeitsplätze sind durch offene Vorgänge besonders belastet?
• Welche Einzelkapazitäten sind mehrfach verplant?

Vorgänge und Kapazitäten helfen, Terminverzüge auf den Engpass zu lokalisieren. Eine hohe Belastung ist zunächst eine Auffälligkeit und muss mit Kapazitätsangebot und Schichtmodell bewertet werden.

2.3 Komponenten, Fertigungshilfsmittel und Dokumente

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Komponente des Fertigungsauftrags	Liefert benötigte Materialien mit Werk, Lagerort, Bedarfstermin, Bedarfsmenge, bestätigter verfügbarer Menge, entnommener Menge und entnommenem Wert sowie Kennzeichen für Fehlteil, retrograde Entnahme, Endausfassung, Alternativ- und Nachfolgematerial und bei Direktbeschaffung Bestellanforderung und Lieferant. Geeignet für Fehlteil-, Verfügbarkeits- und Verbrauchsanalysen.
Fertigungshilfsmittel eines Fertigungsauftrags	Liefert benötigte Werkzeuge, Vorrichtungen und Prüfmittel. Geeignet zur Prüfung, ob Hilfsmittel rechtzeitig bereitstehen.
Dokumentverknüpfung zum Fertigungsauftrag	Liefert verknüpfte Zeichnungen und Dokumente.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Komponenten sind als Fehlteil gekennzeichnet, und wann werden sie benötigt?
• Wo ist die bestätigte verfügbare Menge kleiner als die Bedarfsmenge?
• Bei welchen Komponenten weicht die entnommene Menge deutlich von der Bedarfsmenge ab?
• Für welche direkt beschafften Komponenten fehlt noch eine Bestellung?

Eine sinnvolle Priorisierung kombiniert den Abstand zum Bedarfstermin, die fehlende Menge und die Bedeutung des Auftrags. Eine kleine Fehlmenge mit Bedarf morgen kann kritischer sein als eine große Fehlmenge mit langem Vorlauf. Bei retrograder Entnahme wird der Verbrauch erst mit der Rückmeldung gebucht; das muss bei Verbrauchsvergleichen berücksichtigt werden.

2.4 Rückmeldungen

Funktion

Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen

Fertigungsauftragsrückmeldung

Liefert Rückmeldungen mit Gut-, Ausschuss- und Nacharbeitsmenge, rückgemeldeten Arbeitsmengen wie Rüst-, Maschinen- und Personalzeit, Start- und Endzeiten für Rüsten, Bearbeiten und Abrüsten, Rückmeldeart, Abweichungsgrund, Arbeitsplatz, Personalnummer, Anzahl Mitarbeiter, Schicht, Buchungsdatum, Stornokennzeichen und fehlgeschlagenen Warenbewegungen. Geeignet für Leistungs-, Qualitäts- und Zeitanalysen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Wie hoch ist die Ausschussquote je Arbeitsplatz im letzten Monat?
• Welche Abweichungsgründe werden am häufigsten angegeben?
• Wie verhalten sich rückgemeldete Rüst- und Bearbeitungszeiten zu den Vorgabewerten?
• Bei welchen Rückmeldungen sind Warenbewegungen fehlgeschlagen?
• Welche Rückmeldungen wurden storniert?

Rückmeldungen zeigen, was tatsächlich passiert ist. Stornierte Rückmeldungen und Teilrückmeldungen müssen bei Summenbildungen korrekt behandelt werden. Fehlgeschlagene Warenbewegungen sind besonders kritisch, weil Bestand und Kosten dann nicht zur rückgemeldeten Menge passen.

2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen

Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:

• Fertigungs-Cockpit: Aufträge und Positionen verbinden; offene Aufträge nach Werk, Fertigungssteuerer und Terminlage zusammenfassen und Verzüge hervorheben.
• Engpassanalyse: verspätete Aufträge mit ihren Vorgängen, Arbeitsplätzen und Einzelkapazitäten verbinden, um den Engpass zu lokalisieren.
• Fehlteilmonitor: Komponenten mit Fehlteilkennzeichen oder unzureichender bestätigter Menge nach Bedarfstermin priorisieren und mit Bestellanforderungen verbinden.
• Qualitäts- und Leistungsanalyse: Gut-, Ausschuss- und Nacharbeitsmengen sowie Abweichungsgründe je Arbeitsplatz, Material und Schicht auswerten.
• Datenqualitätsmonitoring: Aufträge ohne Rückmeldung trotz Iststart, fehlgeschlagene Warenbewegungen und lange offene, nicht technisch abgeschlossene Aufträge systematisch ausweisen.

Ergänzend empfiehlt sich der MCP-Konnektor/die Persona für Fertigungssteuerungsdaten, der Auftragsarten, Rückmeldearten und Terminierungsarten in verständliche Bezeichnungen übersetzt. In Kombination mit dem MCP-Konnektor/der Persona für Verkaufsbelege lässt sich prüfen, welche Kundenaufträge von Fertigungsverzügen betroffen sind.

Die Filter folgen weitgehend einer SAP-typischen Selektionslogik. LOW enthält einen Einzelwert oder die Untergrenze, HIGH die Obergrenze eines Intervalls, OPTION den Vergleichsoperator und SIGN den Ein- oder Ausschluss. Der Chatbot übersetzt natürliche Formulierungen wie „Aufträge mit Ende in dieser Woche“ oder „alle außer Werk 1000“ in die passende Selektion.

3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts

1. Verspätete Fertigungsaufträge

Zeige alle freigegebenen, nicht technisch abgeschlossenen Fertigungsaufträge im Werk 1000, deren terminiertes Ende vor dem heutigen Stichtag liegt. Berechne den Verzug in Arbeitstagen und gib Material, geplante Gesamtmenge, rückgemeldete Gutmenge, Fertigungssteuerer und einen eventuellen Kundenauftragsbezug aus. Sortiere absteigend nach Verzug und fasse die Anzahl je Fertigungssteuerer zusammen.

Dieser Prompt liefert eine priorisierte Übersicht über Terminverzüge und zeigt sofort, welche Kundenaufträge betroffen sein könnten.

2. Fehlteile der nächsten zwei Wochen

Liste alle Komponenten von Fertigungsaufträgen im Werk 1000 mit Bedarfstermin in den nächsten 14 Tagen, die als Fehlteil gekennzeichnet sind oder deren bestätigte verfügbare Menge kleiner als die Bedarfsmenge ist. Zeige Auftrag, Material, Bedarfstermin, Bedarfsmenge, bestätigte Menge und bei Direktbeschaffung Bestellanforderung und Lieferant. Priorisiere nach Bedarfstermin.

Dieser Prompt erstellt eine unmittelbar bearbeitbare Fehlteilliste für Disposition und Einkauf und verhindert Stillstände, bevor sie entstehen.

3. Ausschuss und Abweichungsgründe

Werte alle nicht stornierten Rückmeldungen des letzten Monats im Werk 1000 aus. Zeige je Arbeitsplatz die Summe aus Gut-, Ausschuss- und Nacharbeitsmenge und die Ausschussquote in Prozent. Ergänze die drei häufigsten Abweichungsgründe je Arbeitsplatz und hebe Arbeitsplätze mit einer Ausschussquote über 5 % hervor.

Dieser Prompt zeigt, wo Qualitätsprobleme entstehen, und liefert die Grundlage für gezielte Maßnahmen in Fertigung und Qualitätsmanagement.

4. Aufträge ohne Rückmeldung

Ermittle alle Fertigungsaufträge, die seit mehr als fünf Arbeitstagen einen Iststart haben, aber noch keine Rückmeldung aufweisen. Zeige Auftrag, Material, Iststart, terminiertes Ende, Fertigungssteuerer und Arbeitsplatz des ersten Vorgangs.

Dieser Prompt deckt einen verbreiteten blinden Fleck auf: Aufträge, die laufen, deren Fortschritt aber im System nicht sichtbar ist.

5. Fehlgeschlagene Warenbewegungen

Zeige alle Rückmeldungen der letzten 30 Tage mit fehlgeschlagenen Warenbewegungen. Gib Auftrag, Vorgang, Arbeitsplatz, Buchungsdatum, rückgemeldete Menge und Erfasser aus und fasse die Anzahl je Werk zusammen.

Dieser Prompt macht Differenzen zwischen rückgemeldeter Produktion und gebuchtem Bestand sichtbar und unterstützt deren zeitnahe Klärung.