SAP-Buchungsbelege (FI)-Auswertungsfunktionen für Chatbot-Anwendungen

1. Zweck und Einsatzgebiet

Der MCP-Konnektor/die Persona für Buchungsbelege stellt ausgewählte Informationen aus dem SAP-Rechnungswesen (SAP FI) bereit – als standardisierte Schnittstelle, über die KI-Assistenten wie Claude und der Milliarum Chatbot direkt und mit den bestehenden SAP-Berechtigungen auf die Daten zugreifen. Die Funktionen eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung, Controlling, Treasury und Finanzleitung bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.

Im Mittelpunkt steht nicht die technische Abfrage einzelner Felder oder interner Schlüssel, sondern die Beantwortung von Managementfragen wie:

• Wie ist die Altersstruktur der offenen Posten bei Kunden und Lieferanten?
• Welche Lieferantenrechnungen können in den nächsten Tagen noch mit Skonto bezahlt werden?
• Welche Posten sind zur Zahlung gesperrt, und warum?
• Welche überfälligen Kundenposten wurden noch nicht gemahnt oder sind vom Mahnen ausgenommen?
• Wie viele Belege wurden in einer Periode storniert, und aus welchen Gründen?
• Wie wurde ein Posten ausgeglichen, und durch welchen Beleg?

Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:

1. Buchungsbelege und Einzelposten: Belegköpfe und operative Belegpositionen bilden jede Buchung mit Konto, Betrag, Fälligkeit, Ausgleich, Mahn- und Zahlungsinformationen ab.
2. Ausgleich und Wechsel: Die Ausgleichshistorie zeigt, wie Posten ausgeglichen wurden; Wechsel bilden eine besondere Zahlungsform ab.
3. Belegsteuerung: Belegarten, Belegtypen, Referenzbelegarten, Stornogründe und Geschäftsvorgänge erklären, wie ein Beleg entstanden ist.
4. Buchungslogik und Geschäftsjahr: Buchungsschlüssel, Soll-/Haben-Codes, Kontoarten, Sonderhauptbuchkennzeichen und Geschäftsjahresvarianten geben den Einzelposten ihre Bedeutung.

Ein Chatbot kann mehrere Funktionen kombinieren. Beispielsweise lassen sich zunächst die offenen Kundenposten mit überschrittener Nettofälligkeit ermitteln, danach die Mahnstufe und eventuelle Mahnsperren prüfen und anschließend über den Fakturabezug die zugrunde liegenden Rechnungen nachladen. Dadurch sind sowohl Managementübersichten als auch gezielte Einzelfallanalysen möglich.

Besonders sinnvoll sind vergleichende und priorisierende Fragestellungen. Der Chatbot sollte Ergebnisse nicht nur auflisten, sondern überfällige Posten, drohenden Skontoverlust, Zahlungssperren, fehlende Mahnungen und auffällige Stornos hervorheben. Bei Betragsvergleichen muss klar sein, ob in Transaktions- oder Buchungskreiswährung gerechnet wird. Bei Fälligkeitsanalysen ist anzugeben, welcher Stichtag und welche Fälligkeit (Netto- oder Skontofälligkeit) verwendet wurden. Interne Schlüssel dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen ausgegeben werden.

Die Schnittstelle unterstützt Analyse und Entscheidungsvorbereitung. Sie ersetzt keine Buchungs-, Zahlungs-, Mahn- oder Ausbuchungsentscheidung. Ergebnisse hängen von Datenstand, Pflegequalität und Berechtigungen ab und sollten bei kritischen Sachverhalten im SAP-Quellsystem verifiziert werden.

2. Auflistung der Funktionen

2.1 Buchungsbelege und Einzelposten

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Buchungsbeleg	Liefert Belegköpfe mit Buchungskreis, Geschäftsjahr, Belegart, Beleg- und Buchungsdatum, Referenz und Storno-Informationen. Geeignet als Einstieg in Belegauswertungen je Periode und Belegart.
Operative Buchhaltungsbelegposition	Liefert Einzelposten mit Kontoart, Debitor, Kreditor oder Sachkonto, Betrag in Transaktions- und Buchungskreiswährung, Soll-/Haben-Kennzeichen, Buchungsschlüssel, Nettofälligkeit, Skontofälligkeiten und Skontobetrag, Ausgleichsdatum und Ausgleichsbeleg, Mahnstufe, letzter Mahnung und Mahnsperre, Zahlungssperrgrund, Zahlweg, Zahlungsbedingungen, Steuerkennzeichen und Steuerbetrag, Kostenstelle, Profitcenter, Segment, Auftrag, PSP-Element sowie Bezügen zu Faktura, Verkaufsbeleg und Einkaufsbeleg. Geeignet für Offene-Posten-, Fälligkeits-, Skonto-, Mahn- und Zahlungsanalysen.
Ausgleichshistorie der Buchhaltungsbelegposition	Liefert die Historie, mit welchen Belegen ein Posten ausgeglichen wurde. Geeignet zur Nachverfolgung von Teilzahlungen und Verrechnungen.
Wechsel	Liefert Wechsel als besondere Zahlungsform.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Wie hoch sind die offenen Kundenposten je Fälligkeitsband (nicht fällig, 1–30, 31–60, 61–90, über 90 Tage)?
• Welche offenen Lieferantenposten haben eine Skontofälligkeit in den nächsten sieben Tagen?
• Welche Posten tragen einen Zahlungssperrgrund, und wie hoch ist der gesperrte Betrag?
• Welche überfälligen Kundenposten haben noch keine Mahnstufe oder eine Mahnsperre?
• Mit welchen Belegen wurde eine bestimmte Rechnung ausgeglichen?

Die operative Belegposition ist der zentrale Einstieg für Debitoren- und Kreditorenauswertungen. Ein Posten gilt als offen, solange kein Ausgleichsdatum gesetzt ist; die Nettofälligkeit bestimmt die Überfälligkeit. Die Bezüge zu Faktura und Einkaufsbeleg erlauben den Drill-down vom Posten auf den operativen Vorgang.

2.2 Belegsteuerung

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Buchungsbelegart / Buchhaltungsbelegart – Text	Unterscheidet Belegarten wie Kundenrechnung, Lieferantenrechnung, Zahlung oder Umbuchung.
Buchhaltungsbelegtyp / – Text	Klassifiziert Belege nach ihrer Entstehung.
Referenzbelegart / – Text	Zeigt, aus welchem Vorgang ein Beleg stammt, etwa Faktura, Materialbeleg oder Rechnungsprüfung.
Stornogrund / – Text	Erklärt, warum ein Beleg storniert wurde.
Geschäftsvorgangsart / – Text	Beschreibt die betriebswirtschaftliche Art der Buchung.
Geschäftsvorfallstyp / – Text	Klassifiziert Geschäftsvorfälle.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Belegarten wurden in einer Periode am häufigsten gebucht?
• Wie viele Belege wurden storniert, und aus welchen Gründen?
• Aus welchen Vorgängen stammen die Buchungen auf einem bestimmten Konto?

Belegart, Referenzbelegart und Stornogrund erklären, wie ein Beleg entstanden ist. Eine auffällige Häufung von Stornos einer Belegart ist ein Hinweis auf Prozess- oder Erfassungsprobleme.

2.3 Buchungslogik und Kontoarten

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Buchungsschlüssel / – Text	Erklärt Kontoart und Soll-/Haben-Richtung einer Buchungszeile.
Buchungsschlüssel mit Sonderhauptbuchcode / – Text	Erklärt Buchungen auf Sonderhauptbuchkonten.
Sonderhauptbuchcode / – Text	Unterscheidet Anzahlungen, Wechsel, Bürgschaften und weitere Sonderhauptbuchvorgänge.
Soll-/Haben-Code / – Text	Unterscheidet Soll- und Habenbuchungen.
Controlling: Soll-/Habencode / – Text	Soll-/Haben-Kennzeichen aus Controlling-Sicht.
Finanzkontoart / – Text	Unterscheidet Debitoren-, Kreditoren-, Sachkonten- und Anlagenbuchungen.
Nebenbuchkonto-Positionstyp / Einzelpostenart – Text	Klassifiziert Einzelposten der Nebenbücher.
Finanzgeschäftsart / – Text	Liefert Bewegungsarten für die Anlagen- und Konsolidierungssicht.
Abrechenbar – Steuerung / – Text	Steuert die Abrechenbarkeit von Buchungen, etwa in Projekten.

Geschäftsjahr

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Geschäftsjahresvariante / Geschäftsjahresvariantentext	Liefert die Geschäftsjahresvarianten mit Bezeichnung.
Geschäftsjahr für Geschäftsjahresvariante	Liefert Beginn und Ende der Geschäftsjahre je Variante. Geeignet zur korrekten Übersetzung von Perioden in Kalenderdaten.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Sonderhauptbuchvorgänge, etwa Anzahlungen, sind offen?
• Was bedeutet ein bestimmter Buchungsschlüssel?
• Welcher Kalenderzeitraum entspricht Periode 3 des Geschäftsjahres?

Die Textfunktionen sorgen dafür, dass Schlüssel und verständliche Bezeichnung gemeinsam ausgegeben werden können, beispielsweise „Buchungsschlüssel 01 – Rechnung Debitor“. Die Geschäftsjahresvariante ist wichtig, wenn Perioden nicht mit Kalendermonaten übereinstimmen.

2.4 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen

Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:

• Offene-Posten-Cockpit: offene Debitoren- und Kreditorenposten nach Fälligkeitsbändern, Partner und Buchungskreis zusammenfassen.
• Skontosteuerung: offene Kreditorenposten mit Skontofälligkeit in den nächsten Tagen und ohne Zahlungssperre als Zahlungsvorschlag priorisieren.
• Mahnüberwachung: überfällige Kundenposten mit Mahnstufe, letzter Mahnung und Mahnsperre verbinden.
• Stornoanalyse: Stornos nach Belegart, Stornogrund und Erfasser auswerten.
• Datenqualitätsmonitoring: Posten ohne Zahlungsbedingung, lange offene Sonderhauptbuchposten und Posten mit Zahlungssperre ohne erkennbaren Grund systematisch ausweisen.

In Kombination mit dem MCP-Konnektor/der Persona für Forderungs- und Kreditmanagement lassen sich offene Posten mit Klärungsfällen und Collections-Arbeitsliste verbinden. Der MCP-Konnektor/die Persona für die Fakturierung ergänzt die Rechnungsdetails, der MCP-Konnektor/die Persona für Organisations- und Berichtsdimensionen die Bezeichnungen von Kostenstellen, Profitcentern und Segmenten.

Die Filter folgen weitgehend einer SAP-typischen Selektionslogik. LOW enthält einen Einzelwert oder die Untergrenze, HIGH die Obergrenze eines Intervalls, OPTION den Vergleichsoperator und SIGN den Ein- oder Ausschluss. Der Chatbot übersetzt natürliche Formulierungen wie „Posten fällig bis Monatsende“ oder „alle außer Buchungskreis 1000“ in die passende Selektion.

3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts

1. Altersstruktur der offenen Kundenposten

Ermittle alle offenen Debitorenposten im Buchungskreis 1000 zum heutigen Stichtag. Ordne sie nach Nettofälligkeit den Bändern „nicht fällig“, „1–30 Tage“, „31–60 Tage“, „61–90 Tage“ und „über 90 Tage“ zu und fasse den Betrag in Buchungskreiswährung je Band und je Debitor zusammen. Zeige die zehn Debitoren mit dem höchsten überfälligen Betrag.

Dieser Prompt liefert die klassische Altersstrukturanalyse als Grundlage für Forderungsmanagement und Liquiditätsplanung.

2. Skonto nicht verschenken

Liste alle offenen Kreditorenposten im Buchungskreis 1000, deren erste Skontofälligkeit in den nächsten sieben Tagen liegt und die keine Zahlungssperre haben. Zeige Kreditor, Betrag, Skontoprozentsatz, möglichen Skontobetrag und Skontofälligkeit. Summiere den möglichen Skonto und sortiere nach Fälligkeit.

Dieser Prompt erstellt einen priorisierten Zahlungsvorschlag und macht sichtbar, welcher Betrag durch rechtzeitige Zahlung gespart werden kann.

3. Zahlungssperren prüfen

Zeige alle offenen Kreditorenposten mit Zahlungssperrgrund. Gib Kreditor, Beleg, Betrag, Buchungsdatum, Nettofälligkeit und Sperrgrund aus. Berechne das Alter der Sperre in Tagen und fasse den gesperrten Betrag je Sperrgrund zusammen.

Dieser Prompt macht blockierte Zahlungen sichtbar und unterstützt die zeitnahe Klärung, bevor Lieferantenbeziehungen oder Skonti leiden.

4. Überfällige Posten ohne Mahnung

Ermittle alle Debitorenposten, die seit mehr als 30 Tagen netto überfällig sind und entweder noch keine Mahnstufe haben oder mit einer Mahnsperre versehen sind. Zeige Debitor, Betrag, Nettofälligkeit, Mahnstufe, letzte Mahnung und Mahnsperrgrund.

Dieser Prompt deckt Forderungen auf, die im Mahnprozess durchgerutscht sind, und schützt vor vermeidbaren Forderungsausfällen.

5. Stornos im Monatsabschluss

Werte alle stornierten Buchungsbelege des letzten Monats im Buchungskreis 1000 aus. Zeige je Belegart und je Stornogrund Anzahl und Betrag und übersetze beide in Klartext. Hebe Belegarten mit auffällig vielen Stornos hervor.

Dieser Prompt unterstützt die Abschlussprüfung und zeigt, wo wiederkehrende Erfassungsfehler entstehen.