SAP-Forderungsmanagement (FIN-FSCM)-Auswertungsfunktionen für Chatbot-Anwendungen

1. Zweck und Einsatzgebiet

Der MCP-Konnektor/die Persona für Forderungs- und Kreditmanagement stellt ausgewählte Informationen aus SAP Financial Supply Chain Management (Collections, Dispute und Credit Management) sowie aus der Debitorenbuchhaltung bereit – als standardisierte Schnittstelle, über die KI-Assistenten wie Claude und der Milliarum Chatbot direkt und mit den bestehenden SAP-Berechtigungen auf die Daten zugreifen. Die Funktionen eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Forderungsmanagement, Debitorenbuchhaltung, Credit Management, Vertrieb und Finanzleitung bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.

Im Mittelpunkt steht nicht die technische Abfrage einzelner Felder oder interner Schlüssel, sondern die Beantwortung von Managementfragen wie:

• Welche Klärungsfälle binden die höchsten Beträge, und wer koordiniert sie?
• Welche Ursachen führen am häufigsten zu Streitfällen?
• Welche Kunden stehen mit welchem einzufordernden Betrag auf der Collections-Arbeitsliste?
• Welche Zahlungsversprechen wurden abgegeben, und welche Wiedervorlagen sind fällig?
• Wie ist die Arbeitsliste auf Forderungssachbearbeiter und Collection-Gruppen verteilt?
• Welche Kontoauszüge wurden wann für welche Hausbank eingelesen?

Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:

1. Dispute Management: Klärungsfälle mit strittigem und ursprünglichem Betrag, Koordinator, Status und abschließend festgestellter Ursache.
2. Collections Management: Arbeitslisteneinträge, Zahlungsversprechen, Wiedervorlagen und Kundenkontakte als Grundlage des aktiven Forderungseinzugs.
3. Credit Management: Kreditsegmente, Risikoklassen, Kreditkontrollbereiche und Sperrgründe als Rahmen der Kreditprüfung.
4. Debitorenbuchhaltung: Zahlungsbedingungen, Mahnsperrgründe und Kontoauszüge mit Nachbearbeitungsgründen.

Ein Chatbot kann mehrere Funktionen kombinieren. Beispielsweise lassen sich zunächst die Kunden mit dem höchsten einzufordernden Betrag ermitteln, danach offene Klärungsfälle dieser Kunden laden und anschließend Zahlungsversprechen und Wiedervorlagen prüfen. Dadurch sind sowohl Managementübersichten als auch gezielte Fallanalysen möglich.

Besonders sinnvoll sind vergleichende und priorisierende Fragestellungen. Der Chatbot sollte Ergebnisse nicht nur auflisten, sondern hohe strittige Beträge, lange offene Klärungsfälle, gehäufte Ursachen, fällige Wiedervorlagen und ungleich verteilte Arbeitslasten hervorheben. Bei Betragsvergleichen muss die Währung übereinstimmen; Klärungsfälle liefern dafür zusätzlich eine übergreifende Währung. Interne Schlüssel dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen ausgegeben werden.

Die Schnittstelle unterstützt Analyse und Entscheidungsvorbereitung. Sie ersetzt keine Buchungs-, Mahn-, Kredit- oder Ausbuchungsentscheidung. Ergebnisse hängen von Datenstand, Pflegequalität und Berechtigungen ab und sollten bei kritischen Sachverhalten im SAP-Quellsystem verifiziert werden. Die aktuelle Kreditausschöpfung je Kunde ist nicht Bestandteil dieser Funktionen. Offene Posten der Debitorenbuchhaltung liefert der MCP-Konnektor/die Persona für Buchungsbelege.

2. Auflistung der Funktionen

2.1 Dispute Management

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Klärungsfall	Liefert Klärungsfälle mit Debitor, Buchungskreis, zu klärendem und ursprünglichem Betrag, Währung, Koordinator, Systemstatus und abschließend festgestellter Ursache. Geeignet für Übersichten über strittige Beträge, Bearbeitungsstand und Ursachen.
Grund des Klärungsfalls / – Text	Erklärt, warum ein Kunde widerspricht, etwa Preisdifferenz, Mengendifferenz oder Qualitätsmangel.
Ursache / – Text	Liefert die abschließend festgestellten Ursachen. Grundlage für Ursachenanalysen und Prozessverbesserung.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche offenen Klärungsfälle haben den höchsten zu klärenden Betrag?
• Wie viel des ursprünglich strittigen Betrags wurde bereits geklärt?
• Welche Ursachen führen am häufigsten zu Klärungsfällen, und in welchem Umfang?
• Wie verteilen sich offene Fälle auf die Koordinatoren?
• Bei welchen Kunden häufen sich Klärungsfälle?

Der Vergleich von ursprünglichem und aktuell zu klärendem Betrag zeigt den Klärungsfortschritt. Die festgestellte Ursache ist der wichtigste Hebel für Prozessverbesserungen, weil sie wiederkehrende Fehler in Vertrieb, Logistik oder Fakturierung sichtbar macht.

2.2 Collections Management

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Arbeitslisteneintrag	Liefert Einträge der Collections-Arbeitsliste mit Geschäftspartner, einzuforderndem Betrag, Collection-Segment, Collection-Gruppe, Forderungssachbearbeiter, Collection-Strategie, prozentualer Bewertung, Kontaktergebnis, Erledigungsstatus und Datum. Geeignet für Priorisierung, Arbeitsverteilung und Fortschrittskontrolle.
Attribute Zahlungsversprechen	Liefert zugesagte Zahlungen mit Betrag und Termin. Geeignet zur Überwachung, ob Zusagen eingehalten werden.
Wiedervorlagen im Collections Management	Liefert geplante Folgekontakte. Geeignet für die Tagesplanung der Sachbearbeitung.
Kundenkontaktattribut	Liefert Merkmale erfasster Kundenkontakte. Geeignet zur Nachverfolgung der Kommunikation.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Geschäftspartner stehen mit dem höchsten einzufordernden Betrag auf der aktuellen Arbeitsliste?
• Wie viele Einträge sind je Forderungssachbearbeiter offen, und wie hoch ist der Betrag?
• Welche Zahlungsversprechen sind fällig oder bereits gebrochen?
• Welche Wiedervorlagen stehen in den nächsten Tagen an?
• Welche Kontaktergebnisse kommen am häufigsten vor?

Die Arbeitsliste ist der geeignete Einstieg für operative Collections-Auswertungen. Die prozentuale Bewertung zeigt, wie die Collection-Strategie einen Eintrag priorisiert. Bei der Auswertung sollte zwischen erledigten und offenen Einträgen unterschieden werden, damit abgearbeitete Fälle nicht die Arbeitslast verzerren.

2.3 Credit Management

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Credit-Management-Segment	Liefert die Segmente, in denen Kreditlimits geführt werden.
Credit-Management-Risikoklasse / – Text	Liefert die Risikoklassen zur Einstufung von Kunden.
Kreditkontrollbereich / – Text	Liefert die organisatorischen Einheiten der Kreditprüfung.
Credit-Management-Sperrgrund / – Text	Erklärt, warum Kreditprüfungen zu Sperren führen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Kreditsegmente und Risikoklassen sind im System definiert?
• Welche Sperrgründe stehen zur Verfügung, und wie sind sie bezeichnet?
• Welcher Kreditkontrollbereich ist für einen Buchungskreis zuständig?

Diese Funktionen liefern den Rahmen der Kreditprüfung. Sie machen Kreditstatus und Sperren in anderen Auswertungen verständlich, etwa den Kreditprüfungsstatus eines Kundenauftrags aus dem Vertrieb.

2.4 Debitorenbuchhaltung und Customizingdaten

Zahlungsbedingungen und Mahnwesen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Zahlungsbedingung / – Text	Liefert Zahlungsbedingungen mit Bezeichnung.
Bedingungen der Zahlungsbedingung / – Text	Liefert Zahlungsziele und Skontostaffeln. Geeignet zur Interpretation von Fälligkeiten.
Mahnsperrgrund / – Text	Erklärt, warum Posten vom Mahnlauf ausgenommen sind.

Kontoauszüge

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Kopf eines Kontoauszugs	Liefert eingelesene Kontoauszüge mit Hausbank und Datum.
Nachbearbeitungsgrund Kontoauszugsposition / – Bezeichnung	Erklärt, warum eine Zahlung nicht automatisch zugeordnet werden konnte.

Status- und Artenschlüssel der Klärungsfälle und Collections

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Falltyp, Fallstatus, Statusprofil, Individueller Fallstatus jeweils mit Text	Erklären Art und Bearbeitungsstand von Klärungsfällen.
Collection-Gruppe, Collection-Segment, Collection-Priorität jeweils mit Text	Erklären Organisation und Priorisierung im Collections Management.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Zahlungsbedingungen mit Skonto sind gepflegt?
• Aus welchen Gründen werden Posten vom Mahnen ausgenommen?
• Welche Nachbearbeitungsgründe für Kontoauszugspositionen sind definiert?

Die Textfunktionen sorgen dafür, dass Schlüssel und verständliche Bezeichnung gemeinsam ausgegeben werden können, beispielsweise „Priorität 1 – sehr hoch“. Diese Einstellungen müssen im Zusammenhang mit dem konkreten Fall interpretiert werden und sind nicht automatisch als allgemeine Geschäftsregel zu verstehen.

2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen

Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:

• Forderungs-Cockpit: Arbeitsliste und Klärungsfälle je Geschäftspartner verbinden; einzufordernde und strittige Beträge gemeinsam ausweisen.
• Ursachenanalyse: Klärungsfälle nach Grund und festgestellter Ursache auswerten, um wiederkehrende Fehler in Vertrieb, Logistik oder Fakturierung aufzudecken.
• Zusagenüberwachung: Zahlungsversprechen mit Wiedervorlagen verbinden und gebrochene Zusagen hervorheben.
• Arbeitslastverteilung: Arbeitslisteneinträge und offene Klärungsfälle je Sachbearbeiter und Koordinator gegenüberstellen.
• Datenqualitätsmonitoring: Klärungsfälle ohne Koordinator oder ohne festgestellte Ursache systematisch ausweisen.

In Kombination mit dem MCP-Konnektor/der Persona für Verkaufsbelege lässt sich nachvollziehen, aus welchen Aufträgen und Fakturen Streitfälle entstehen. Der MCP-Konnektor/die Persona für Buchungsbelege ergänzt die offenen Posten mit Fälligkeit, Mahnstufe und Zahlungssperren.

Die Filter folgen weitgehend einer SAP-typischen Selektionslogik. LOW enthält einen Einzelwert oder die Untergrenze, HIGH die Obergrenze eines Intervalls, OPTION den Vergleichsoperator und SIGN den Ein- oder Ausschluss. Der Chatbot übersetzt natürliche Formulierungen wie „strittige Beträge über 10.000 Euro“ oder „alle außer Buchungskreis 1000“ in die passende Selektion.

3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts

1. Managementübersicht zu strittigen Forderungen

Erstelle eine Übersicht über alle offenen Klärungsfälle im Buchungskreis 1000. Zeige die zehn Fälle mit dem höchsten zu klärenden Betrag mit Debitor, ursprünglichem Betrag, Koordinator, Status und Grund. Fasse Anzahl und Summe je Grund zusammen und nenne Datenstand und verwendete Filter.

Dieser Prompt liefert einen kompakten Überblick über strittige Forderungen und schafft die Grundlage für die Priorisierung der Klärung.

2. Ursachen wiederkehrender Streitfälle

Werte alle abgeschlossenen Klärungsfälle der letzten zwölf Monate nach abschließend festgestellter Ursache aus. Zeige je Ursache Anzahl Fälle, Summe des ursprünglich strittigen Betrags und die drei am häufigsten betroffenen Kunden. Übersetze die Ursachen in Klartext.

Dieser Prompt zeigt, welche Prozessfehler Streitfälle verursachen, und liefert die Grundlage für Maßnahmen in Vertrieb, Logistik und Fakturierung.

3. Collections-Arbeitsliste priorisieren

Zeige die offenen Einträge der aktuellen Collections-Arbeitsliste mit dem höchsten einzufordernden Betrag. Gib Geschäftspartner, Betrag, prozentuale Bewertung, Collection-Gruppe, Forderungssachbearbeiter und letztes Kontaktergebnis aus. Gruppiere nach Sachbearbeiter und nenne je Sachbearbeiter Anzahl und Summe.

Dieser Prompt unterstützt die Tagesplanung im Forderungsmanagement und macht ungleich verteilte Arbeitslasten sichtbar.

4. Zahlungsversprechen überwachen

Liste alle Zahlungsversprechen mit Fälligkeit in den letzten 14 Tagen und den nächsten 7 Tagen. Kennzeichne Zusagen, deren Termin überschritten ist, und ergänze für die betroffenen Geschäftspartner offene Klärungsfälle und fällige Wiedervorlagen.

Dieser Prompt zeigt gebrochene Zusagen frühzeitig und verbindet sie mit dem gesamten Fallkontext des Kunden.

5. Datenqualität der Klärungsfälle

Ermittle alle Klärungsfälle im Buchungskreis 1000, die keinen Koordinator haben oder abgeschlossen sind, ohne dass eine Ursache festgestellt wurde. Zeige Debitor, ursprünglichen und aktuell zu klärenden Betrag, Status und Grund. Fasse die Anzahl je Status zusammen.

Dieser Prompt zeigt Lücken in der Fallbearbeitung und sichert die Grundlage für belastbare Ursachenanalysen.